Centralny rejestr umów w BIP a RODO

Art. 61 Konstytucji RP oraz art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej kreują obszerną definicję informacji publicznej. Jest to „każda informacja o sprawach publicznych”. Informacja publiczna podlega udostępnieniu i ponownemu wykorzystywaniu przez podmioty wnioskujące o dostęp do takiej informacji. Konstytucja stwierdza, że prawo do pozyskiwania takich informacji obejmuje także informacje o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne.

Wytwarzającym informację publiczną są przede wszystkim organy władzy publicznej (w tym osoby pełniące funkcje publiczne) ale także wszelkie inne podmioty, które choćby w jakimś niewielkim wycinku swojej działalności wykonują zadania publiczne lub gospodarują mieniem publicznym. Wytworzona przez nie informacja publiczna dotyczy faktów czy danych o charakterze obiektywnym.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. f ustawy o dostępie do informacji publicznej udostępnieniu podlega informacja publiczna o majątku, którym dysponują podmioty obowiązane do udostępnienia informacji publicznej. Przepis ten może być przytaczany jako podstawa prawna żądania informacji o przetargu realizowanym w gminie, w tym o podmiotach, które wygrały przetarg (szerzej: o stronach umów zawieranych z gminą).

W świetle przepisów o dostępie do informacji publicznej nie ma więc przeszkód w udostępnieniu żądanych dokumentów.

Przetwarzanie danych osobowych, w tym danych widniejących w dokumentacji przetargowej, jest dopuszczalne, jeśli spełniona jest jedna z przesłanek z art. 6 ust. 1 RODO. Dane osobowe mogą być przetwarzane m. in. gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). W przypadku prowadzenia postępowania o zamówienie publiczne zamawiający przetwarzając np. dane wykonawców może powołać się właśnie na tę przesłankę albowiem przetwarza dane w celu związanym z postępowaniem i w zakresie w jakim wymagają tego przepisy Prawa zamówień publicznych.

Z żadnych przepisów nie wynika generalny zakaz udostępniania informacji publicznych zawierających dane osobowe. Także w ustawie o dostępie do informacji publicznej nie zawarto regulacji, które nie pozwalałyby na uzyskiwanie dostępu do danych osobowych w ramach prawa do informacji publicznej. Zgodnie ze stanowiskiem reprezentowanym w orzecznictwie, ustawa o dostępie do informacji publicznej i ustawa o ochronie danych osobowych (obecnie przede wszystkim RODO) są równorzędnymi aktami prawnymi. Oznacza to, że w każdej sprawie konieczne jest przeanalizowanie możliwości realizacji prawa do informacji publicznej w sytuacji, gdy w tej informacji zawarte są jednocześnie dane osobowe.

Wobec tego, gdy informacja publiczna zawiera dane osobowe, podmiot zobowiązany do jej udostępnienia musi zbadać możliwość udzielenia takiej informacji pod kątem istniejących ograniczeń w udostępnianiu informacji publicznych, a wynikających z art. 5 ust. 1-2a ustawy o dostępie do informacji publicznej. Musi zatem przeanalizować, czy dane osobowe zawarte w informacji publicznej mieszczą się w sferze prywatności osoby fizycznej, podlegają ochronie jako informacje niejawne lub jako tajemnica ustawowa bądź tajemnica przedsiębiorstwa.

W razie uznania, że w danym konkretnym przypadku ma to miejsce, urząd może w drodze decyzji odmówić udostępnienia informacji publicznej bądź też jej udzielić jednakże po uprzednim zanonimizowaniu danych podlegających ochronie z uwagi na ograniczenia z art. 5 ust. 1-2a ustawy. Anonimizacja zazwyczaj sprowadzać się będzie do usunięcia personaliów osoby fizycznej. Jednakże w konkretnych okolicznościach może okazać się konieczne wyeliminowanie innych informacji o osobie fizycznej, jeśli pozwalają one na jej identyfikację (np. że jest właścicielem nieruchomości wpisanej do określonej księgi wieczystej). Natomiast w przypadku publikacji firm wykonawców, które to firmy są publicznie dostępne w CEIDG anonimizowanie danych wykonawców ze względu na ich prywatność byłoby nieuzasadniona.