Pytanie:
Jakie informacje należy przekazać dla osób, które będą składać wnioski o udostępnienie informacji publicznej
Odpowiedź: Oczywiście klauzula informacyjna powinna spełnić wymogi określone w art. 13 RODO, określającym zakres informacji podawanych w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej, przyznający każdemu prawo do informacji. Ponadto podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, zgodnie z którym przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Tym obowiązkiem prawnym jest obowiązek udzielenia informacji publicznej.
Co powinno znaleźć się w informacji
Jeżeli klauzula informacyjna ma być skierowana do osoby wnioskującej o informację publiczną, wówczas zgodnie z art. 13 RODO administrator podczas pozyskiwania danych osobowych podaje jej wszystkie następujące informacje:
- swoją tożsamość i dane kontaktowe oraz, gdy ma to zastosowanie, tożsamość i dane kontaktowe swojego przedstawiciela;
- gdy ma to zastosowanie - dane kontaktowe inspektora ochrony danych;
- cele przetwarzania danych osobowych, oraz podstawę prawną przetwarzania – w przedmiotowym przypadku dopuszczalny jest następujący zapis: „Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji złożonego wniosku o udostępnienie informacji publicznej na podstawie art. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO”.
- okres, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu. Klauzula może brzmieć - „Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji obowiązku udzielenia informacji publicznej, a po tym czasie do celów archiwizacji przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
- informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją - „Państwa dane osobowe mogą być udostępnione wyłącznie organom lub podmiotom upoważnionym na podstawie odrębnych przepisów lub podmiotom przetwarzającym dane w imieniu administratora danych”
- informacje o prawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych;
- informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego;
- informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu. W tym wypadku klauzula powinna brzmieć: „Dane udostępnione przez Państwa nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji oraz profilowaniu”.
