Lista obecności służy do weryfikacji obecności pracowników w pracy. W związku powinny znaleźć się w niej tylko takie dane osobowe, jakie są niezbędne do realizacji tego celu. Czy zatem lista obecności może zawierać dane osobowe dotyczące przyczyny nieobecności pracownika? Kwestię tę należy skonfrontować z regułą minimalizacji danych wynikającą z RODO.
Pracodawca ustala sposób:
potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy,
usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Rozwiązania te są przyjmowane w regulaminie pracy. Jeśli zaś w danym zakładzie pracy nie ma regulaminu, wówczas pracownicy są o nich powiadamiani w informacjach o warunkach zatrudnienia.
Co istotne, sposób potwierdzania obecności w pracy i usprawiedliwiania nieobecności wybiera pracodawca. Przepisy nie narzucają tu żadnego rozwiązania. Nie oznacza to jednak całkowitej swobody pracodawcy, zwłaszcza w kontekście ochrony danych osobowych. Przede wszystkim pracodawca jako administrator danych osobowych musi pamiętać o regule minimalizacji danych z art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia RODO. Zgodnie z tą zasadą dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
Pracodawca musi brać pod uwagę cel przetwarzania danych osobowych w liście obecności. Musi on korespondować z celem prowadzenia tej listy czyli uzyskiwaniem informacji o przybyciu lub nieprzybyciu pracownika do pracy w danym dniu. Co to oznacza?
Z całą pewnością lista obecności może zawierać imiona, nazwiska i podpisy pracowników i wskazanie godzin przyjścia i wyjścia z pracy. Poza tym za dopuszczalne należy uznać umieszczenie w liście obecności takich danych jak data, nazwa działu lub stanowiska pracownika. Natomiast naruszeniem ochrony danych osobowych byłoby już zamieszczanie na tej liście informacji o przyczynie nieobecności w pracy. Lista obecności nie służy bowiem temu samemu celowi co ewidencja pracy.
Czy na liście obecności w pracy można zaznaczać skrótami przyczynę nieobecności, np. „UW” jako urlop wypoczynkowy albo, „Z” zwolnienie lekarskie? Nie. Nieobecność powinna być oznaczona w jeden sposób (np. literą „N”) bez wskazywania (nawet skrótowego) na jej przyczynę.
Informacje niezbędne do ustalenia przyczyn nieobecności w pracy zawiera ewidencja czasu pracy. W ewidencji tej pracodawca musi przetwarzać wszelkie dane osobowe niezbędne do ustalania przysługującego pracownikowi wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą.
Należy pamiętać, aby nie pozostawiać listy obecności w miejscu dostępnym dla wszystkich
Przechowywanie danych w chmurze polega na zapisywaniu i zarządzaniu danymi na zdalnych serwerach, które są dostępne przez internet. Zamiast przechowywać pliki na lokalnych dyskach twardych lub serwerach, użytkownicy mogą korzystać z infrastruktury dostarczanej przez dostawców usług chmurowych. Jest to wygodne i efektywne rozwiązanie, które zapewnia dostęp do danych z dowolnego miejsca, elastyczność, skalowalność oraz wysoki poziom bezpieczeństwa i niezawodności.
© Portal Poradyodo.pl
