Żaden przepis nie wskazuje, jak długo dane osobowe mają być przechowywane przez szkołę/przedszkole – powinno to wynikać z instrukcji kancelaryjnej. Zatem można odnieść się do jej zapisów. Tylko w przypadku danych osobowych kandydatów i dokumentacji postępowania rekrutacyjnego przepis prawa (art. 160 ustawy – Prawo oświatowe) wprost wskazuje, jak długo takie informacje i dokumenty należy przechowywać.
Dyrektorzy szkół, placówek oświatowych będą prowadzić obowiązkowo wewnętrzny rejestr czynności przetwarzania danych (art. 30 ust. 1 RODO), jeżeli zatrudniają 250 lub więc osób. Większość szkół nie spełnia tego warunku. Jednak w ramach wyjątków od tej zasady, pomimo zatrudniania mniej niż 250 pracowników, rejestr należy prowadzić, gdy przetwarzanie:
W szkołach i przedszkolach przetwarzanie danych nie jest sporadyczne, stąd obowiązek prowadzenia rejestru.
Elementy obowiązkowe rejestru to:
Rejestr może również uzupełnić o inne elementy, w tym o informacje o okresie przechowywania danych. Przepis RODO zawiera tylko minimum informacji, które mogą pojawić się w takim rejestrze.
W rejestrze można zatem umieścić również przykładowo inne elementy:
Przechowywanie danych w chmurze polega na zapisywaniu i zarządzaniu danymi na zdalnych serwerach, które są dostępne przez internet. Zamiast przechowywać pliki na lokalnych dyskach twardych lub serwerach, użytkownicy mogą korzystać z infrastruktury dostarczanej przez dostawców usług chmurowych. Jest to wygodne i efektywne rozwiązanie, które zapewnia dostęp do danych z dowolnego miejsca, elastyczność, skalowalność oraz wysoki poziom bezpieczeństwa i niezawodności.
© Portal Poradyodo.pl
