Obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Zakładając, że w ramach przechowywania akt osobowych mieści się również przekazywanie dokumentów i ich przechowywanie w archiwum – przykładowo zakładowym, w sposób zabezpieczający przed uszkodzeniem lub zniszczeniem - można uznać, iż kwalifikowanie przekazywania dokumentów do archiwum zakładowego jako osobnego procesu nie będzie wymogiem bezwzględnym.
Zatrudnianie pracowników czyli posiadanie statusu pracodawcy w rozumieniu art 3 Kodeksu pracy nakłada na podmiot zatrudniający szereg obowiązków wynikających z prawa pracy. Jak wiadomo, stosunek pracy zachodzi między oznaczonymi personalnie stronami. W związku z powyższym w relacjach pracowniczych nieodłącznym elementem towarzyszącym realizacji przez pracodawcę obowiązków wynikających ze stosunku pracy jest przetwarzanie danych osobowych pracowników oraz prowadzenie niezbędnej dokumentacji.
Obowiązkiem każdego pracodawcy, niezależnie od wielkości zatrudnienia oraz formy organizacyjno-prawnej, jest prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej na którą składają się dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji wynika bezpośrednio z przepisów kodeksu pracy i jest zaliczany do podstawowych obowiązków pracodawcy.
Zgodnie z art. 30 RODO każdy administrator oraz - gdy ma to zastosowanie - przedstawiciel administratora prowadzą rejestr czynności przetwarzania danych osobowych za które odpowiadają. W praktyce pracodawca zobowiązany do prowadzenia i przechowywania dokumentacji może mieć problem z ustaleniem, czy przekazywanie dokumentacji do archiwum na gruncie obowiązku prowadzenia rejestru czynności przetwarzania powinno być obligatoryjnie traktowany w kategoriach odrębnego procesu podlegającego wpisowi do rejestru.
Za czynność przetwarzania danych uważa się zespół powiązanych ze sobą operacji na danych, wykonywanych przez jedną lub kilka osób, które można określić w sposób zbiorczy, w związku z celem, w jakim te czynności są podejmowane. Tym samym nie ma przeciwwskazań, aby uznać, że czynność przekazywania dokumentacji do archiwum mieściła się w zakresie operacji związanych z prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej (w tym akt osobowych). Nie ma zatem bezpośredniego uzasadnienia do kwalifikowania czynności przekazywania dokumentów do archiwum jako osobnego procesu.
Przechowywanie danych w chmurze polega na zapisywaniu i zarządzaniu danymi na zdalnych serwerach, które są dostępne przez internet. Zamiast przechowywać pliki na lokalnych dyskach twardych lub serwerach, użytkownicy mogą korzystać z infrastruktury dostarczanej przez dostawców usług chmurowych. Jest to wygodne i efektywne rozwiązanie, które zapewnia dostęp do danych z dowolnego miejsca, elastyczność, skalowalność oraz wysoki poziom bezpieczeństwa i niezawodności.
© Portal Poradyodo.pl
