Podstawę prawną przetwarzania danych zarówno pracownika, jak i członków jego rodziny stanowią przepisy art 9 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, jak również przepis art 221 Kodeksu pracy. W związku z powyższym można przyjąć, że na potrzeby działalności socjalnej nie jest niezbędne uzyskiwanie rozważanych w pytaniu zgód na przetwarzanie danych osób uprawnionych do korzystania z funduszu. Zakres ustaleń w zakresie sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej nie jest zdefiniowany na potrzeby działalności socjalnej. Tym samym można uznać, iż decyzja w tej materii należy do pracodawcy, który powinien jednak ograniczyć pozyskiwanie informacji, w tym danych osobowych do niezbędnego minimum.
Zgodnie z art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Kłopot w tym, że przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie odnoszą się zupełnie do kwestii związanych z legalnym przetwarzaniem danych osobowych na potrzeby gospodarowania funduszem.
Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie. Regulamin taki nie może pozostawać w sprzeczności z zasadami wynikającymi z przepisów prawa pracy, w szczególności w zakresie równego traktowania pracowników, jak również zasadami przetwarzania danych osobowych wynikających z RODO.
Pracodawca w ramach działalności socjalnej ma prawo stosować opracowane wzory druków, w tym odnoszące się do sytuacji pracownika. W takim przypadku istnieje możliwość aby pracownik sam określił swoją sytuację życiową, rodzinną i materialną, jak również wskazanie przez pracodawcę niezbędnych danych na potrzeby dokonania stosownych ustaleń. Niezależnie od tego jaka opcja jest u pracodawcy przyjęta, zakres danych na potrzeby ustalenia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej powinien być ograniczony do minimum i być wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z działalnością socjalną.
Poruszając kwestię legalnego przetwarzania danych na potrzeby ustalania sytuacji pracownika można przyjąć, że podstawę prawną przetwarzania danych zarówno pracownika, jak i członków jego rodziny stanowią przepisy art 9 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, jak również przepis art 221 Kodeksu pracy. W związku z powyższym można uznać, że na potrzeby działalności socjalnej nie jest niezbędne uzyskiwanie zgód na przetwarzanie danych osób uprawnionych do korzystania z funduszu. Przetwarzanie jest bowiem niezbędne dla wypełnienia przez pracodawcę obowiązków prawnych odnoszących się do prowadzonej działalności socjalnej – a obowiązkiem pracodawcy jest kierowanie się kryteriami socjalnymi. Wyjątkiem od powyższej zasady może być przypadek przetwarzania danych wrażliwych – w tym danych dotyczących stanu zdrowia. W takim przypadku przyjmuje się, że niezbędne jest uzyskanie zgody legalizującej przetwarzanie takich danych.
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE.L nr 119, str. 1) – art.4, art. 5, art. 6, art. 9, art. 13, art. 14,
Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 1316) – art. 8.
Przechowywanie danych w chmurze polega na zapisywaniu i zarządzaniu danymi na zdalnych serwerach, które są dostępne przez internet. Zamiast przechowywać pliki na lokalnych dyskach twardych lub serwerach, użytkownicy mogą korzystać z infrastruktury dostarczanej przez dostawców usług chmurowych. Jest to wygodne i efektywne rozwiązanie, które zapewnia dostęp do danych z dowolnego miejsca, elastyczność, skalowalność oraz wysoki poziom bezpieczeństwa i niezawodności.
© Portal Poradyodo.pl
