Centralny Rejestr Umów - od kiedy będzie obowiązywał

Centralny Rejestr Umów to popularna nazwa rejestru umów zawieranych przez jednostki sektora finansów publicznych, który ma być prowadzony przez Ministra Finansów w specjalnym systemie teleinformatycznym. Kierownicy jednostek sektora finansów publicznych będą musieli zgłaszać do tego rejestru umowy, które zawierają informacje publiczne a tym samym podlegają udostępnieniu na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Do rejestru nie będą jednak zgłaszane umowy jednostek sektora finansów publicznych:

• których wartość wyniesie nie więcej niż 500 zł,
• którym nadano klauzulę na podstawie ustawy o ochronie informacji niejawnych, którym muszą towarzyszyć szczególne środki bezpieczeństwa,
• jeżeli wymaga tego istotny interes bezpieczeństwa państwa, lub
• dotyczące produkcji lub handlu bronią, amunicją lub materiałami wojennymi, jeżeli wymaga tego podstawowy interes bezpieczeństwa państwa (po spełnieniu dodatkowych warunków).

Zakres umów podlegających zgłoszeniu będzie więc bardzo szeroki. Co do zasady bowiem każda umowa zawierająca informację publiczną będzie podlegała zgłoszeniu do rejestru.

Z drugiej strony do centralnego rejestru umów jednostek sektora finansów publicznych nie będzie można zgłaszać informacji w takim zakresie, w jakim będą one ograniczone prywatnością osoby fizycznej. Mimo tego konieczne będzie zgłaszanie informacji dotyczących osoby:

• pełniącej funkcje publiczne wiążących się z wykonywaniem tej funkcji, lub
• która zrezygnowała z powoływania się na prywatność.

Do rejestru trzeba będzie zgłaszać umowy zawarte w różnych formach. Obowiązek zgłoszenia obejmie umowy

• pisemne,
• dokumentowe,
• elektroniczne.

 Rejestr ma zawierać następujące dane:

• numer umowy - o ile taki nadano,
• datę i miejsce zawarcia umowy,
• okres obowiązywania umowy,
• oznaczenie stron umowy, w tym przedstawicieli stron,
• określenie przedmiotu umowy,
• wartość przedmiotu umowy,
• informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy,
• informacje o uzupełnieniu lub zmianie umowy, rozwiązaniu za zgodą stron umowy,
• informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu.

Przesunięcie terminu wejścia w życie przepisów dotyczących rejestru umów miało miejsce już dwukrotne. Ostatecznie na mocy ustawy z 16 sierpnia 2023 r. rejestr ten będzie stosowany dopiero od 1 stycznia 2026 r. Do tego czasu być może w ustawie znajdą się kolejne zmiany np. podnoszące próg wartości umowy podlegającej zgłoszeniu.

Do centralnego rejestru umów mają być przekazywane informacje dotyczące jedynie umów zawartych nie wcześniej niż w dniu 1 stycznia 2026 r. Rejestracji nie będą więc podlegały umowy zawarte do 31 grudnia 2025 r.