Dane osobowe przechowuje się tak długo, jak długo są one niezbędne do realizacji celu przetwarzania. Niewiele jednak wspomina się o okresach przechowywania dokumentacji ODO. Sprawdź, jak długo przechowywać dokumentację ODO w świetle zasady rozliczalności.
Dokumentacja ochrony danych może zawierać dane osobowe. Będzie tak zwłaszcza w przypadku dokumentów kierowanych do konkretnych osób np. upoważnień do przetwarzania danych osobowych czy umów powierzenia przetwarzania danych. W takim przypadku dane osobowe powinny zostać usunięte bezzwłocznie, gdy stały się zbędne do realizacji celu, w którym je zebrano. Osoba, której te dane dotyczą, może wtedy żądać ich niezwłocznego usunięcia (art. 17 ust. 1 lit. a RODO).
Okresy przechowywania danych są zwykle określane na podstawie dokumentacji wewnętrznej danego podmiotu czy innej jednostki organizacyjnej (np. polityki bezpieczeństwa).
Dane osobowe powinny być przetwarzane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów tego przetwarzania. W przeciwnym razie dojdzie do naruszenia ochrony danych. Nie może mieć miejsca sytuacja, w której dane te są przetwarzane przez czas nieokreślony.
Czym innym jest jednak usuwanie danych osobowych a czym innym przechowywanie konkretnych dokumentów. Otóż jeśli nie można już dalej przechowywać danych osobowych, ale administrator nadal zamierza przechowywać dokumentację ODO, wówczas te może on te dokumenty zanonimizować czyli usunąć dane osobowe z dokumentacji.
Anonimizacja może nastąpić poprzez:
czyli w sposób trwale uniemożliwiający odczyt danych osobowych.
Jak długo przechowuje się dokumentację ODO, w której nie ma już danych osobowych? Tak naprawdę w przypadku dokumentacji bez danych osobowych nie będzie miało miejsca coś takiego jak zbyt długie przechowywanie. W tym zakresie pewne rozwiązania można przyjąć np. jednolitym rzeczowym wykazie akt. Wprawdzie jest to tzw. normatyw, wzorzec działania, który pozwala na przyjęcie sposobu postępowania z dokumentacją w organizacji. Niemniej jednak jest on oparty na art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Otóż brakowanie (usuwanie) dokumentacji niearchiwalnej może nastąpić po:
Jednolity rzeczowy wykaz akt może być podstawą:
dokumentacji w organizacji.
Przechowywanie danych w chmurze polega na zapisywaniu i zarządzaniu danymi na zdalnych serwerach, które są dostępne przez internet. Zamiast przechowywać pliki na lokalnych dyskach twardych lub serwerach, użytkownicy mogą korzystać z infrastruktury dostarczanej przez dostawców usług chmurowych. Jest to wygodne i efektywne rozwiązanie, które zapewnia dostęp do danych z dowolnego miejsca, elastyczność, skalowalność oraz wysoki poziom bezpieczeństwa i niezawodności.
© Portal Poradyodo.pl
