Bez zgody absolwentów nie jest możliwe prowadzenie kroniki, w której będą udostępnianie ich dane osobowe, czy umieszczanie ich wizerunku na korytarzu szkolnym. Żaden przepis prawa nie wskazuje, w jaki sposób szkoła może wykorzystywać dane osobowe absolwentów. Zatem szkoła nie ma prawa do wykorzystywania danych osobowych absolwentów w celach promocyjnych placówki. To samo dotyczy umieszczania wizerunku absolwentów – w tym w książce pamiątkowej. Ponadto szkoła, wydając książkę w innym celu niż dydaktyczny, powinna stosować ogólne zasady – zgoda autora na opublikowanie utworu w zbiorze (antologii) wierszy lub opowiadań oraz stosowne wynagrodzenie. Jeżeli nie jest to antologia, to na użycie danych osobowych absolwentów niezbędna jest ich zgoda.
Zgoda osoby, której dotyczą dane, często bywa warunkiem ich udostępnienia przez placówkę. Będzie tak w przypadkach, gdy udostępnienie danych osobowych uczniów lub nauczycieli nie ma uzasadnienia w pozostałych przesłankach dopuszczalności ich przetwarzania, w tym, zwłaszcza gdy odbywa się w innym celu niż realizacja uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa.
W przypadku ujawniania danych osobowych w księgach absolwentów czy folderach reklamowych chodzi o działania ponadstandardowe, jedynie towarzyszące realizacji założeń wynikających z ustawy o systemie oświaty, ustawy – Prawo oświatowe bądź innych przepisów prawa. Skoro nie mamy tu do czynienia z obowiązkiem ujawnienia danych osobowych, konieczna jest zgoda na ich przetwarzanie.
W ustawie o ochronie danych osobowych zdefiniowano zgodę na przetwarzanie danych jako oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych osoby składającej oświadczenie, przy czym zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści, ale jednocześnie może być odwołana w każdym czasie (art. 7 pkt 5). Zgoda musi być więc wyraźna, nie może być wnioskowana z innych oświadczeń woli lub z okoliczności faktycznych.
Do celów dowodowych najwłaściwsza jest forma pisemna, z tym zastrzeżeniem, że pisemność zgody jest obowiązkowa przy przetwarzaniu danych wrażliwych. Oświadczenie o zgodzie może być złożone przez osobę mającą pełną zdolność do czynności prawnych, a zatem w przypadku uczniów zwykle wyrażana jest przez rodziców (opiekunów prawnych), pełnoletni uczeń może ją wyrazić sam.
Takie same zasady będą obowiązywały w szkołach po rozpoczęciu obowiązywania ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). To szkoła, będąca administratorem określonych danych osobowych absolwenta, powinna być adresatem oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych absolwenta w określony sposób i w konkretnie określonych celach.
Jeśli szkoła nie dysponuje zgodą absolwenta na przetwarzanie jego danych osobowych w określonych celach (np. na wykorzystywanie danych absolwentów na stronie internetowej, w kronikach, przekazywanie danych innym podmiotom w celach rekrutacji), to nie ma podstaw do wykorzystywania tych danych.
Przechowywanie danych w chmurze polega na zapisywaniu i zarządzaniu danymi na zdalnych serwerach, które są dostępne przez internet. Zamiast przechowywać pliki na lokalnych dyskach twardych lub serwerach, użytkownicy mogą korzystać z infrastruktury dostarczanej przez dostawców usług chmurowych. Jest to wygodne i efektywne rozwiązanie, które zapewnia dostęp do danych z dowolnego miejsca, elastyczność, skalowalność oraz wysoki poziom bezpieczeństwa i niezawodności.
© Portal Poradyodo.pl
