W ramach dokumentacji pracowniczej przetwarzane są dane osobowe zwykłe a także szczególnej kategorii. W związku z tym pracodawca jako administrator danych osobowych musi realizować obowiązki wynikające z RODO, aby zapewnić ochronę danych osobowych w dokumentacji. Dotyczy to w szczególności okresu przechowywania danych osobowych i realizacji praw podmiotów danych.
Dokumentacja pracownicza – jak przestrzegać reguły minimalizacji według RODO
Przetwarzanie danych osobowych powinno być ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których je zebrano. Tak brzmi reguła minimalizacji według art. 5 ust. 1 lit. c RODO. Zasada ta dotyczy także dokumentacji pracowniczej w tym akt osobowych. Oznacza to, że należy w niej gromadzić tylko takie dokumenty z danymi osobowymi, które są wymagane według prawa.
W związku pojawiają się pewne wątpliwości dotyczące akt osobowych. W przepisach wymieniono bowiem dokumenty, jakie trafiają do części B i C akt osobowych, ale nie zrobiono tego wyczerpująco (użyto zwrotu „w tym”). Jak zatem ustalić, czy dany dokument z danymi osobowymi może być złożony do akt osobowych pracownika? Otóż należy weryfikować czy istniała podstawa prawna do złożenia danego dokumentu do akt osobowych. W ramach tej weryfikacji należy uwzględnić stan prawny obowiązujący w dniu składania danego dokumentu do akt.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – co z danymi osobowymi
Okres przechowywania danych osobowych w dokumentacji pracowniczej jest tożsamy z okresami przechowywania akt osobowych i pozostałej dokumentacji. Tylko w ten sposób pracodawca spełni bowiem wymogi wynikające z przepisów prawa pracy. Okresy te przedstawiają się następująco:
|
Stosunki pracy nawiązane przed 1 stycznia 2019 r.
|
Stosunki pracy nawiązane:
- od 1 stycznia 2019 r.
- od 1 stycznia 2019 r. do 31 grudnia 2019 r. (jeżeli za pracownika złożono raport informacyjny ZUS)
|
|
50 lat (od ustania stosunku pracy)
|
10 lat (od końca roku kalendarzowego, w którym odpowiednio ustał stosunek pracy albo złożono raport informacyjny ZUS)
|
