Dzięki zmianom w Kodeksie pracy 2023 pracownicy mogą składać różnego rodzaju dokumenty w postaci elektronicznej. To oznacza dodatkowe zadania dla pracodawcy w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych pracowników i nie tylko. Sprawdź, jak zapewnić ochronę danych osobowych w systemie elektronicznego obiegu dokumentacji pracowniczej w Twojej firmie..
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów w firmie
Postaci elektronicznej dokumentacji nie można utożsamiać z formą elektroniczną. Czynność prawna w formie elektroniczna jest bowiem zrealizowana w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 781 Kodeksu cywilnego). Tymczasem w przypadku postaci elektronicznej nie ma wymogu posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Postać elektroniczna to m.in.:
- skan (cyfrowe odwzorowanie),
- wiadomość w wewnętrznym intranecie.
Dokumenty w tej postaci składają się na system elektronicznego obiegu dokumentacji pracowniczej.
22 dokumenty pracownicze w postaci elektronicznej w Twojej firmie
Ideą ostatniej nowelizacji Kodeksu pracy jest ułatwienie komunikacji pomiędzy pracownikiem a pracodawcą dzięki wykorzystaniu postaci a niekoniecznie formy elektronicznej. Postać elektroniczną można stosować w następujących przypadkach:
- przekazanie informacji o objęciu kontrolą trzeźwości,
- przekazanie informacji o warunkach zatrudnienia (co często jest warunkowane możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania, jak również dowodu na ich przekazanie i otrzymanie przez pracownika),
- wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy plus odpowiedź pracodawcy na taki wniosek,
- wniosek pracownika o uzasadnienie rozwiązania umowy o pracę na okres próbny, uzgodnienia dotyczące pracy zdalnej i okazjonalnej pracy zdalnej,
- wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
- prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej,
- zawiadomienie pracowników o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej,
- wniosek o wydanie dokumentacji pracowniczej,
- wniosek o urlop opiekuńczy,
- wniosek w sprawie rezygnacji z korzystania z części urlopu macierzyńskiego,
- wniosek w sprawie udzielenia części urlopu macierzyńskiego,
- wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego,
- wniosek o podjęcie pracy w czasie urlopu rodzicielskiego plus informacja o odmowie,
- wniosek o urlop ojcowski,
- wniosek o urlop w razie adopcji dziecka lub przyjęcia dziecka na wychowanie,
- wniosek o urlop wychowawczy,
- wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy (przy urlopie wychowawczym),
- wniosek o zwolnienie od pracy (opieka nad dzieckiem),
- wybrane zawiadomienia dot. wykroczeń przeciwko prawom pracownika.
Mogą być to także inne dokumenty niewymienione wprost w Kodeksie pracy, a dopuszczone przez pracodawcę w postaci elektronicznej np. faktura potwierdzająca skorzystanie wczasów dołączona do wniosku o wypłatę świadczenia z funduszu socjalnego.
Właśnie takie dokumenty uczestniczą w elektronicznym obiegu dokumentacji w zakładzie pracy. Z drugiej strony mogą być one składane nadal w postaci papierowej i uczestniczyć w tradycyjnym obiegu dokumentów. Nie chodzi tu jednak o dokumenty, które poddano cyfryzacji (digitalizacji) np. w związku z przejściem na elektroniczną dokumentację pracowniczą, ale o dokumenty złożone w postaci elektronicznej przez pracowników.
