Obowiązek informacyjny RODO jest kluczowy dla każdego administratora. RODO precyzuje zakres obowiązku informacyjnego, nie daje jednak konkretnych wytycznych co do sposobów przekazania informacji. Każdy administrator musi jednak pamiętać o zasadzie rozliczalności. Niezależnie od wybranego sposobu przekazywania informacji musi on zachować gotowość do wykazania, że obowiązek informacyjny spełnił. Sprawdź, jak spełnić obowiązek informacyjny RODO w praktyce i zapewnić sobie możliwość wykazania jego spełnienia.
Jak zrealizować obowiązek informacyjny RODO – 4 wytyczne dla administratora danych osobowych
Art. 13 i 14 RODO wskazują, jakie informacje należy przekazać osobom, których dotyczą przetwarzane dane osobowe. Nie precyzuje jednak sposobów przekazania tej informacji. Niemniej z RODO wynikają 4 wytyczne, według których należy spełnić obowiązek informacyjny wobec podmiotów danych:
-
obowiązek przekazania informacji kompletnych - administratorzy danych nie są uprawnieni do zawężenia zakresu informacji, o których mowa w art. 13 RODO (bądź art. 14 RODO), mogą natomiast go rozszerzyć,
-
obowiązek przekazania informacji w konkretnym momencie – wymagane informacje należy przekazać w momencie pozyskiwania danych osobowych od osoby, której dotyczą (w przypadku, gdy są one zbierane bezpośrednio od tej osoby – zgodnie z art. 13 ust. 1 RODO) albo w terminach przewidzianych w art. 14 ust. 3 RODO (w przypadku zbierania danych z innych źródeł),
-
jednokrotność przekazywania informacji – obowiązek informacyjny co do zasady realizowany jest jednokrotnie (w przypadku zmiany informacji przekazuje się je jedynie w takim zakresie, w którym uległy zmianie),
-
rozliczalność - administrator zobowiązany jest do przestrzegania przepisów RODO oraz musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie (dlatego należy przekazać klauzulę informacyjną RODO w taki sposób, by administrator był w stanie wykazać, że to zrobił).
Ogólnie rzecz ujmując, obowiązek informacyjny powinien zostać spełniony:
- z niezbędnym zakresem informacji,
- w odpowiednim czasie w związku ze zbieraniem danych osobowych,
- w sposób zapewniający potwierdzenie jej udostępnienia osobie, której dane dotyczą.
Administrator musi zapewnić możliwość zapoznania się z treścią informacji. Natomiast samo zapoznanie się leży już w interesie adresata. To, co zrobi z klauzulą adresat, zależy od jego wyboru.
Korzyści
Z artykułu dowiesz się jak wypełnić obowiązek informacyjny zgodnie z RODO:
-
zdalnie,
-
papierowo,
-
warstwowo
zgodnie z regułą rozliczalności.
