RODO stawia na zasadę rozliczalności, również w kontekście dokumentacji ODO. To oznacza, że przewidziano w nich obowiązek wprowadzenia stosunkowo niewielu dokumentów ochrony danych osobowych. To nie oznacza jednak, że należy się do nich ograniczyć. Wiele dokumentów nie jest obowiązkowych, ale ich prowadzenie jest zdecydowanie zalecane. Prezentujemy najpopularniejsze z nich.
Dokumentacja ODO - w jakim zakresie obowiązkowa
Dokumentacja danych osobowych może mieć różny kształt i tytuły. Decydujące jest, jakie dane, w jakiej formie, na jakiej podstawie i w jakim zakresie są przetwarzane przez administratora. Z drugiej strony RODO wymienia pewne dokumenty, które są obowiązkowe. Są to:
- rejestr czynności przetwarzania (art. 30 RODO);
- rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania (art. 30 RODO);
- dokumentacja naruszeń (art. 33 RODO);
- dokumentacja oceny skutków dla ochrony danych (art. 35 RODO);
- dokumentacja z uprzednich konsultacji (art. 36 RODO);
- dokumentacja dot. kodeksów postępowania (art. 40 RODO);
- dokumentacja dot. certyfikacji (art. 42 RODO).
W artykule zajmiemy się jednak takimi dokumentami, których posiadanie nie wynika wprost z RODO, a jednak jest zasadne.
RODO stawia na rozliczalność
RODO przewiduje wprawdzie swobodę w wyborze i stosowaniu konkretnych środków organizacyjnych i technicznych służących zabezpieczeniu przetwarzania danych. Z drugiej strony administrator musi udowodnić skuteczność tych środków w razie kontroli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Administrator musi być gotowy do wykazania, że spełnia następujące zasady RODO:
- zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość;
- ograniczenie;
- minimalizacja danych;
- prawidłowość;
- ograniczenie przechowywania;
- integralność i poufność.
