Coraz wyższe koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej zmuszają wielu przedsiębiorców do zakończenia działalności. Okres zaprzestawania działalności wiąże się z rozwiązywaniem umów, aneksowaniem mający na celu przesuwanie terminów na przyszłość czy ograniczaniem przedmiotu umowy. Zakończenie działalności nie oznacza jednak końca wszystkich obowiązków związanych z ochroną danych osobowych. Sprawdź, jak zadbać o bezpieczeństwo danych osobowych i realizować pozostałe wymogi RODO w związku z zakończeniem działalności.
Dane muszą być nadal zabezpieczone
Rozpoczęcie procesu zamykania firmy zapewne zmniejszy liczbę operacji na danych osobowych. Nadal jednak należy stosować środki bezpieczeństwa danych osobowych, zarówno, prawne, techniczne jak i organizacyjne. Nie można więc przyjmować reguły „mniej przetwarzam, to gorzej chronię”. Innymi słowy w trakcie zamykania firmy np. procesu likwidacji czy upadłości nie zmieniają się kryteria doboru środków bezpieczeństwa. Co więcej, nadal należy je poddawać przeglądom i uaktualniać.
Przykład: W toku likwidacji nadal należy zabezpieczać komputery z danymi osobowymi oprogramowaniem antywirusowych, jeśli takie zabezpieczenie stosowano do tej pory.
Przykład: Spółka z ogłoszoną upadłością nadal powinna stosować środki przyjęte w polityce bezpieczeństwa. Procedura upadłościowa nie zwalnia jej np. z konieczności okresowej zmiany haseł lub dokonywania kopii zapasowych.
Dotyczy to w szczególności zabezpieczeń o charakterze informatycznym. Takie rozwiązania jak:
- firewalle,
- oprogramowanie antywirusowe,
- infrastruktura sieciowa,
- system wykrywania naruszeń,
muszą funkcjonować nieprzerwanie.
Przykład: Firma kończy współpracy z kontrahentem, który zapewniał obsługę zabezpieczeń IT w ramach outsourcingu. To oznacza, że administrator musi przejąć tę obsługę i otrzymać od kontrahenta dostęp do systemów, klucze szyfrujące czy uprawnienia do zmiany ustawień systemu.
