Niezwłocznie po otrzymaniu zawiadomienia o wypadku zespół powypadkowy musi podjąć działania zmierzające do ustalenia okoliczności i przyczyn zdarzenia. Postępowanie wyjaśniające wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych wszystkich osób, które mogą stanowić istotne źródło informacji zakresie okoliczności i przebiegu zdarzenia. Mowa tutaj o poszkodowanym oraz świadkach. Często przetwarzaniu podlegają tu również dane o stanie zdrowia – wyjaśniamy na jakiej podstawie.