Nie zawsze współpraca z kontrahentem układa się pomyślnie. Niejednokrotnie zachodzi konieczność łączącej strony umowy. Jeśli w takiej sytuacji zapisy odnośnie powierzenia przetwarzania danych osobowych widnieją w tej umowie, wówczas jej wypowiedzenie obejmuje oczywiście te klauzule. Jeżeli jednak strony zawarły odrębną umowę powierzenia przetwarzania danych, wówczas konieczne będzie wypowiedzenie także tej umowy. Sprawdź, kiedy można wypowiedzieć umowę powierzenia, w jakim trybie i z jakimi skutkami.
W temacie tygodnia znajdziesz:
Jak wiadomo, powierzenie przetwarzania danych osobowych to jeden z dwóch, obok udostępnienia, sposobów uprawnienia innego podmiotu do przetwarzania danych osobowych znajdujących się w posiadaniu danego administratora danych. Umowa powierzenia przetwarzania danych kreuje stosunek zobowiązaniowy pomiędzy administratorem a procesorem, który może przetwarzać przekazane mu na mocy umowy dane osobowe ale jedynie w zakresie i celu przewidzianym w umowie. Powierzenie przetwarzania danych jest bowiem konsekwencją zlecenia procesorowi do realizacji części zadań administratora danych.
Do powierzenia przetwarzania konieczne jest więc zawarcie umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych – w formie pisemnej lub elektronicznej. W treści umowy należy oznaczyć:
Jeżeli mamy do czynienia z odrębną umową powierzenia przetwarzania danych, to możemy przyjąć, że jest to umowa pomocnicza względem łączącej strony umowny głównej. Umowa taka powinna być tak ukształtowana, by obowiązywała tak długo jak umowa główna, ponieważ do realizacji umowy głównej konieczny jest dostęp procesora do danych osobowych przekazywanych przez administratora. Ma to niebagatelne znaczenie dla kwestii rozwiązania umowy powierzenia.
Administrator zawarł umowę z firmą serwisującą komputery. Wykonanie tej umowy wymaga uzyskania przez tę firmę legalnego dostępu do danych osobowych przetwarzanych w komputerach, co wiąże się z koniecznością obowiązywania przez cały okres serwisowania umowy powierzenia przetwarzania danych.
W konsekwencji umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych nie powinna zostać rozwiązana – ani za wypowiedzeniem, ani też w innym trybie, nawet za porozumieniem stron - przed upływem okresu obowiązywania umowy głównej. Wyjątkiem jest tu jednak przypadek, gdy dane osobowe przekazane przez administratora nie są przetwarzane przez procesora przez cały okres obowiązywania umowy głównej. W takiej sytuacji istnieje możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy powierzenia przetwarzania danych bez naruszenia przepisów RODO – oczywiście o ile na takie rozwiązanie pozwala treść tej umowy.
Spółka A wykonuje dla Spółki B audyt informatyczny, a mianowicie przegląd wszystkich systemów informatycznych administratora danych osobowych. W związku z powyższym strony kontrahenci zawarli umowę powierzenia przetwarzania danych – w formie załącznika do umowy o świadczenie usług audytu informatycznego. Audyt ma przebiegać następująco:
Z uwagi na to, że przetwarzanie danych osobowych przekazanych przez administratora procesorowi nastąpi jedynie w ramach analizy systemów informatycznych, umowa powierzenia może obowiązywać jedynie do czasu zakończenia drugiego etapu realizacji usługi.
Nie zawsze możliwe jest ustalenie z góry okresu obowiązywania umowy powierzenia przetwarzania danych. W takiej sytuacji nie obejdzie się bez wypowiedzenia umowy powierzenia.
Spółka A zawarła umowę o świadczenie usług audytu prawnego ze spółką B. Obok niej strony zawarły umowę powierzenia przetwarzania danych. W związku z audytem spółka A miała udostępnić dane osobowe pracowników spółce B, jednak tego obowiązku nie zrealizowała. W konsekwencji wykonanie audytu stało się niemożliwe. Spółka B rozwiązała umowę o świadczenie usług i zażądała kary umownej od spółki A. W mocy nadal jednak pozostawała umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Tylko dzięki prawidłowo skonstruowanej klauzuli wypowiedzenia zapisanej w umowie powierzenia możliwe stało się rozwiązanie umowy powierzenia i spółka B mogła usunąć ze swoich komputerów przekazane jej dane osobowe.
Możliwość wypowiedzenia umowy powierzenia przetwarzania danych nie została uregulowana w przepisach RODO. Konieczne jest więc wprowadzenie odpowiednich zapisów w samej umowie.
Przykładowy zapis umowny nr 1
Każda ze stron może wypowiedzieć niniejszą umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia.
Taki uproszczony zapis daje stronom miesiąc na uporządkowanie swoich spraw, a przede wszystkim pozwala procesorowi na przeprowadzenie procedury usunięcia przekazanych danych. Z drugiej strony tak lakoniczna regulacja powoduje, że administrator danych wypowiadający umowę procesorowi wskutek rozlicznych naruszeń procesora naraża się na to, że dane osobowe dla których jest administratorem będą jeszcze przez miesiąc przetwarzane przez nierzetelnego partnera.
Przykładowy zapis umowny nr 2
1. Umowa powierzenia może zostać wypowiedziana przez Zleceniodawcę ze skutkiem natychmiastowym bez okresu wypowiedzenia w przypadku:
a) rażącego naruszenia przez Wykonawcę postanowień niniejszej umowy powierzenia, w szczególności wykorzystania danych osobowych w sposób niezgodny z niniejszą umową powierzenia;
b) wszczęcia postępowania przeciwko Wykonawcy w związku z naruszeniem ochrony powierzonych danych osobowych lub poufności informacji.
2. Wypowiedzenie niniejszej umowy powierzenia przez Zleceniodawcę jest równoznaczne z wypowiedzeniem umowy głównej.
Przedstawiona rozbudowana klauzula uprawnia do rozwiązania umowy powierzenia przetwarzania danych:
Warto dodać, że zagwarantowanie uprawnienia do przedwczesnego rozwiązania umowy powierzenia jedynie administratorowi danych jest uzasadnione i znajduje zastosowanie w wielu umowach powierzenia przetwarzania danych. większości umów powierzenia. Istotny jest również zapis, który powoduje rozwiązanie umowy o świadczenie usług (umowy głównej) wraz z umową powierzenia. Klauzulę taką warto stosować w sytuacji. Gdy dane mają być przetwarzane przez procesora przez cały okres obowiązywania umowy zachodzi konieczność przetwarzania danych osobowych przez procesora.
Przykładowy zapis umowny nr 3
1. Zleceniodawca ma prawo rozwiązać niniejszą umowę bez zachowania terminu wypowiedzenia, gdy Wykonawca:
a) wykorzystał dane osobowe w sposób niezgodny z niniejszą umową;
b) powierzył przetwarzanie danych osobowych podwykonawcom bez zgody Zleceniodawcy;
c) nie zaprzestał niewłaściwego przetwarzania danych osobowych;
d) jest niezdolny do dalszego wykonywania niniejszej umowy.
2. Strony przewidują możliwość rozwiązania niniejszej umowy z zachowaniem 14 dniowego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono pisemne oświadczenie.
3. Oświadczenie o rozwiązaniu niniejszej umowy bez zachowania terminu wypowiedzenia lub za wypowiedzeniem zostanie uznane za skuteczne pod warunkiem jego doręczenia na piśmie drugiej Stronie.
Przedstawiona klauzula pozwala nie tylko wypowiedzieć umowę, ale też w ściśle określonych sytuacjach rozwiązać umowę powierzenia przetwarzania bez wypowiedzenia. Uprawnienie to przysługuje wyłącznie administratorowi. Poza tym uregulowano metodę liczenia okresu wypowiedzenia, co warto stosować, gdyż w ten sposób unikamy wątpliwości interpretacyjnych. Dzięki takiemu rozwiązaniu możliwe jest też na skoordynowanie terminu rozwiązania umowy głównej i umowy powierzenia. Warto też zauważyć, że w klauzuli określono wymaganą formę wypowiedzenia.
Z kolei treść oświadczenia o rozwiązaniu umowy powierzenia zależy już od zapisów umownych. W braku odpowiedniej klauzuli oświadczenie o wypowiedzeniu umowy może brzmieć następująco:
Na podstawie …. umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z dnia …………………….. działając w imieniu …………………. Oświadczam, że wypowiadam niniejszą umowę z zachowaniem 14 dniowym okresem wypowiedzenia.
Przechowywanie danych w chmurze polega na zapisywaniu i zarządzaniu danymi na zdalnych serwerach, które są dostępne przez internet. Zamiast przechowywać pliki na lokalnych dyskach twardych lub serwerach, użytkownicy mogą korzystać z infrastruktury dostarczanej przez dostawców usług chmurowych. Jest to wygodne i efektywne rozwiązanie, które zapewnia dostęp do danych z dowolnego miejsca, elastyczność, skalowalność oraz wysoki poziom bezpieczeństwa i niezawodności.
© Portal Poradyodo.pl
