Dane pracowników pozyskane przed 25 maja 2018 r. – czy trzeba je usunąć

Sam fakt rozpoczęcia stosowania w Polsce RODO czy nowej ustawy o ochronie danych osobowych nie powoduje jeszcze obowiązku usunięcia danych osobowych pracowników pozyskanych przed 25 maja 2018 r. Trudno zresztą, aby taki obowiązek istniał – pracodawcy byliby praktycznie sparaliżowani. Jak bez możliwości przetwarzania danych osobowych pracowników wykonać przelew wynagrodzenia, udzielić urlopu czy prowadzić ewidencję czasu pracy?

Natomiast bez wątpienia należy przestać przetwarzać te dane osobowe, co do których pracodawca nie ma podstawy do ich przetwarzania. W szczególności dane osobowe powinny zostać usunięte bezzwłocznie, jeżeli są zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane. Dane powinny być więc usunięte, kiedy nie są już potrzebne w kontekście celu, dla którego zostały pobrane. Jeżeli więc pracodawca nie ma już prawa przetwarzać danych osobowych, to należy je usunąć.

W art. 17 ust. 1 lit. a RODO przyznano osobie, której dane dotyczą, prawo żądania od administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych, jeżeli:

• dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
• osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
• osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 2 RODO wobec przetwarzania,
• dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem,
• dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator,
• dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego, o których mowa w art. 8 ust. 1 RODO.

Po zgłoszeniu takiego żądania administrator ma obowiązek bez zbędnej zwłoki usunąć dane osobowe, jeżeli dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane.