Obowiązek informacyjny w związku z umową pożyczki z ZFŚS

W przypadku pożyczek na cele mieszkaniowe przyznawanych z ZFŚS niezbędne staje się przetwarzanie danych osobowych pożyczkobiorcy oraz osób posiadających status poręczycieli. Obowiązki z tym związane z ciążą na pracodawcy, który jest zarówno administratorem funduszu jak również administratorem danych osobowych na potrzeby prowadzenia działalności socjalnej. Obowiązkiem administratora prowadzącego działalność socjalną jest przekazanie osobom których dane osobowe są przetwarzane w ramach prowadzonej działalności klauzuli informacyjnej. W przypadku umów pożyczki na cele mieszkaniowe powszechną praktyką jest przetwarzanie obok danych osobowych pożyczkobiorców również danych osób poręczających.

Nie będzie również prawidłowym postępowaniem zobowiązanie pożyczkobiorcy do zapoznania poręczających z klauzulą informacyjną. Obowiązek udostępnienia klauzuli informacyjnej nie leży bowiem na pożyczkobiorcy a na administratorze danych osobowych.

Klauzule powinny zostać opracowane przez administratora lub osobę upoważnioną z uwzględnieniem specyfiki administratora – przykładowo w zakresie posiadania (lub nieposiadania) inspektora ochrony danych. Powinny one zawierać postanowienia wynikające z art. 13 RODO - przyjmując założenie, że dane osobowe zarówno pożyczkobiorcy, jak i poręczycieli są pozyskiwane od nich w sposób bezpośredni (a nie przykładowo za pośrednictwem pożyczkobiorcy). Klauzule informacyjne zarówno dla pożyczkobiorcy, jak i poręczycieli w dużej części będą miały takie same postanowienia. Należy jednak dokonać modyfikacji informacji dotyczącej celu przetwarzania danych.

W przypadku umowy pożyczki realizowanej z funduszu problematyczną kwestią może okazać się wskazanie w klauzuli właściwego okresu przetwarzania danych. Należy bowiem pamiętać, że zasadą jest, iż pracodawca przetwarza dane na potrzeby działalności socjalnej przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.

Dane osobowe zarówno pożyczkobiorcy jak również poręczycieli będą przetwarzane przez okres realizacji umowy jak również przez okres w którym strony mogą dochodzić realizacji umowy w ramach wzajemnych roszczeń. Co do zasady roszczenia wynikające ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia w którym stały się wymagalne. Jednak w przypadku umowy pożyczki o której mowa w pytaniu zastosowanie w zakresie przedawnienia będą miały terminy wynikające z przepisów prawa cywilnego. Umowa pożyczki zawierana w ramach działalności socjalnej z pracownikiem nie ma co do zasady żadnego związku z roszczeniami między pracodawcą i pracownikiem w ramach stosunku pracy. Umowa taka stanowi zatem dodatkowy stosunek zobowiązaniowy, tym samym kwestie przedawnienia roszczeń oraz ustalenia właściwego okresu przetwarzania danych osobowych należy oceniać przez pryzmat przepisów kodeksu cywilnego. Art. 118 Kodeksu cywilnego przewidują 3 letni oraz 10 letni okres przedawnienia. Okres 3 letni ma zastosowanie do roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej - trudno jednak przyjąć, że udzielanie pożyczek mieszkaniowych jest podstawową działalnością pracodawcy - tym samym można przyjąć, że w klauzulach informacyjnych można umieścić informacje o 10 letnim okresie przetwarzania (przechowywania) danych osobowych.