Numer PESEL dla obywatela Ukrainy – jak go nadać

Numer PESEL może być nadany tym obywatelom Ukrainy, którzy przybyli do Polski nie wcześniej niż 24 lutego 2022 r. w związku z agresją rosyjską, a ich wjazd został zarejestrowany przez Straż Graniczną. Co istotne, musi być to wjazd bezpośrednio z terytorium Ukrainy.

Obowiązki w zakresie nadania numeru PESEL spoczywają na organie wykonawczym gminy, czyli wójcie, burmistrzu lub prezydencie miasta. Właśnie ten organ ma przyjąć wniosek (papierowy lub elektroniczny) niezależnie od tego, w jakim miejscu w Polsce przebywa aktualnie wnioskodawca. Przy czym wniosek może być sporządzony przez Ukraińca, ale też przez pomagającego mu pracownika urzędu gminy.

We wniosku o nadanie numeru PESEL znajdą się oczywiście dane osobowe takie jak m.in.:

• imię i nazwisko,
• numer ewidencyjny nadany przez ukraiński organ ewidencyjny,
• data urodzenia,
• miejsce urodzenia,
• wizerunek (w postaci fotografii, której wykonanie organ gminy będzie mógł zapewnić nieodpłatnie).

Co istotne, dane te mają podlegać transliteracji.

Oprócz tego od obywatela Ukrainy pobrane zostaną dane biometryczne w postaci odcisków palców. Pobranie będzie następowało na takich samych zasadach, jak w przypadku dowodu osobistego. Nie będzie to jednak dotyczyło osoby:

• która nie ukończyła 12 lat;
• od której chwilowo fizycznie nie jest możliwe pobranie odcisków któregokolwiek z palców;
• od której pobranie odcisków palców jest fizycznie niemożliwe.

Organ gminy musi także sprawdzić tożsamość obywatela Ukrainy wnioskującego o nadanie numeru PESEL. W tym celu powinien zażądać wglądu do:

• dokumentu podróży,
• Karty Polaka, lub
• innego dokumentu ze zdjęciem umożliwiającego ustalenie tożsamości,
• w przypadku osób, które nie ukończyły wieku 18 lat - również dokumentu potwierdzającego urodzenie.

Co istotne, organ gminy powinien sporządzić kopię dokumentu wykorzystanego do weryfikacji i przechowywać go wraz z wnioskiem o nadanie numeru PESEL.

Dodatkowo możliwe jest sprawdzenie wnioskodawcy w rejestrze obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski bezpośrednio z terytorium Ukrainy w związku z rosyjską agresją. Rejestr ten jest prowadzony przez Komendanta Straży Granicznej.

Wiemy już, że organ gminy będzie przetwarzał w szerokim zakresie dane osobowe Ukraińców. To oznacza liczne obowiązki na gruncie RODO, a wśród nich obowiązek informacyjny.