Jak długo przechowywać dane osobowe pracowników w związku z przeprowadzonym szkoleniem bhp

Zasadą jest, że nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do wykonywania której nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności jak również dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bhp. Obowiązkiem pracodawcy jest zatem zapewnienie przeszkolenia pracownika w zakresie bhp przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Szkolenie zapewnia pracownikom zaznajomienie się z czynnikami środowiska pracy mogącymi wywoływać zagrożenia. Uczestnicy szkolenia poznają ponadto przepisy oraz zasady bhp niezbędne do wykonywania danej pracy oraz umiejętności bezpiecznego wykonywania umówionych zadań. Wstępne szkolenie bhp obejmuje tzw. instruktaż ogólny oraz szkolenie wstępne na stanowisku pracy – zwane instruktażem stanowiskowym.

W przypadku gdy pracodawca kierując pracowników na szkolenie posiłkuje się zewnętrzną jednostką szkoleniową, stosowane są umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w niezbędnym zakresie na potrzeby szkolenia, w tym sporządzenia niezbędnej dokumentacji. Sam proces szkolenia trwa krótko – nie oznacza to, że tak samo krótko będzie trwał okres przetwarzania danych osobowych zawartych w dokumentacji. W braku szczególnych regulacji dotyczących okresu obowiązywania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych na potrzeby szkolenia bhp można przyjąć, iż okres jej ważności jest sprzężony z okresem w jakim zasadne jest przechowywanie dokumentacji ze szkoleń bhp. Przyjmuje się, że dokumentacja związana z prowadzeniem szkoleń powinna być przechowywana – w tym dostępna na wypadek kontroli przez okres ważności szkolenia któremu byli poddawani pracownicy. Tym samym można przyjąć, że konkretna umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych będzie obowiązywała przez okres, w którym będą przetwarzane dane w związku z koniecznością przechowywania dokumentów wygenerowanych na potrzeby szkolenia bhp.