Odpowiednim rozwiązaniem jest wprowadzenie uprawnień IOD w regulaminie jego funkcjonowania.
Dokumentacja danych osobowych według RODO może mieć bardzo różny kształt i tytuły. Wszystko zależy od tego jakie dane, w jakiej formie, na jakiej podstawie i w jakim zakresie administrator przetwarza. W szczególności dokumentacja ochrony danych powinna opisywać środki zabezpieczające przetwarzanie danych wdrożone przez administratora danych. Zgodnie bowiem z art. 24 RODO, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze zagrożenia, administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z niniejszym rozporządzeniem i aby móc to wykazać. Środki te są w razie potrzeby poddawane przeglądom i uaktualniane.
Możliwe jest też naturalnie stworzenie dokumentu prawnego opisującego obowiązki współpracy jednostek organizacyjnych danego podmiotu z IOD. Taki dokument powinien mieć formę adekwatną do jego zawartości oraz hierarchii aktów wewnętrznych danej organizacji (polityka, zarządzenie, instrukcja, regulamin itp.). Administrator danych może dookreślić podstawowe obowiązki inspektora ochrony danych oraz zasady jego funkcjonowania u tego administratora danych osobowych w drodze np. regulaminu funkcjonowania IOD. W regulaminie warto natomiast skupić się na doprecyzowaniu na jakich zasadach może by zatrudniony IOD, jakie powinien mieć kwalifikacje, jak zapewnić mu niezależność i brak konfliktu interesów oraz harmonijną współpracę z innymi jednostkami organizacyjnymi administratora. Warto też zapisać podstawowe prawa IOD, zapewniające mu efektywność – np. możliwość kierowania wiążących poleceń do pracowników administratora.
IOD powinien mieć prawo w szczególności do:
uczestniczenia we wszystkich spotkaniach wewnętrznych ADO dotyczących ochrony danych osobowych;
kierowania pytań i wiążących zaleceń oraz żądania informacji o wdrożeniu zaleceń z zakresu ochrony danych osobowych;
żądania od kierownictwa ADO środków niezbędnych do należytego wykonywania jego zadań.
Przechowywanie danych w chmurze polega na zapisywaniu i zarządzaniu danymi na zdalnych serwerach, które są dostępne przez internet. Zamiast przechowywać pliki na lokalnych dyskach twardych lub serwerach, użytkownicy mogą korzystać z infrastruktury dostarczanej przez dostawców usług chmurowych. Jest to wygodne i efektywne rozwiązanie, które zapewnia dostęp do danych z dowolnego miejsca, elastyczność, skalowalność oraz wysoki poziom bezpieczeństwa i niezawodności.
© Portal Poradyodo.pl
