Tak. Opracowywanie grafików na potrzeby związane z zapewnieniem prawidłowej organizacji pracy wymaga przetwarzania danych osobowych pracowników w niezbędnym zakresie. Tym samym pracodawca chcąc wypełnić prawny obowiązek, jakim jest zapewnienie właściwej organizacji pracy, ma prawo przetwarzać dane osobowe o których mowa w pytaniu, w tym umieszczać grafiki w miejscu dostępnym dla pracowników. Ponieważ zakres danych osobowych, o których mowa w pytaniu jest bardzo ograniczony i zwykle są to dane doskonale znane innym pracownikom, można przyjąć, iż pracodawca nie będzie miał obowiązku pozyskiwania zgód pracowników na przetwarzanie danych w związku z koniecznością opracowania i udostępniania grafików.
Podstawowe kwestie organizacyjne dotyczące konkretnego zakładu pracy uregulowane są w przepisach zakładowych, takich jak regulaminy pracy czy układy zbiorowe pracy. Zawierają one zasady „szyte na miarę” uwzględniające potrzeby i specyfikę danego pracodawcy. Jednak nie wszystkie kwestie mogą być w regulaminach czy układach zbiorowych unormowane. Zagadnienia organizacyjne o dużym poziomie zmienności, związane przykładowo czasem pracy regulowane są na bieżąco. Należy bowiem pamiętać, że pracownicy czyli osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy świadczą pracę podporządkowaną - w określonych godzinach oraz dniach.
W celu uniknięcia problemów organizacyjnych i zapewnienia prawidłowego toku pracy stosowane są rozkłady czasu pracy zwane często potocznie grafikami lub harmonogramami z których każdy pracownik wie w jakie dni świadczy pracę oraz w jakich godzinach. Rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony – w formie pisemnej lub elektronicznej - na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład. Powyższa regulacja wynikająca z przepisów Kodeksu Pracy, odnosi się do rozkładu czasu pracy konkretnego pracownika. Wiadomo jednak, że pracodawcy często zatrudniają więcej niż jedną osobę, tym samym ich obowiązkiem jest opracowanie rozkładu czasu pracy dla każdego. W takim przypadku powstaje problem dotyczący przetwarzania danych osobowych pracowników na potrzeby opracowania harmonogramów czasu pracy, w tym harmonogramów dyżurów. Powszechną praktyką jest, stosowanie zbiorczych grafików - czyli odnoszących się nie do jednego, a do większej liczby pracowników - przykładowo należących do danej grupy pracowniczej. Grafiki takie, po ich opracowaniu umieszczane są następnie w miejscach dostępnych dla pracowników. Powstaje więc pytanie, czy opracowywanie zbiorczych grafików zawierających jednocześnie dane osobowe większej liczby pracowników jest postępowaniem prawidłowym na gruncie przepisów o ochronie danych osobowych.
Odnosząc się do powyższych wątpliwości, można uznać, iż wystarczającymi danymi osobowymi na potrzeby organizacji procesu pracy związanego z opracowaniem grafików są imię i nazwisko danego pracownika oraz jego stanowisko służbowe w strukturach zakładowych. Nie znajduje absolutnie uzasadnienia przetwarzanie dodatkowych danych. Ponieważ imię i nazwisko pracownika nie jest zwykle tajemnicą zarówno dla pracodawcy, jak i jego współpracowników (w tym przełożonych) można uznać, że przetwarzanie danych osobowych, w tym udostępnianie zbiorczych grafików, nie będzie wymagało uzyskiwania od pracowników odrębnych zgód na przetwarzanie danych. Pracodawca realizuje bowiem i obowiązek prawny, jakim jest konieczność zapewnienia prawidłowej organizacji pracy. Uwzględniając powyższe, trudno uznać że praktyka polegająca na stosowaniu zbiorczych harmonogramów czasu w pracy czy dyżurów oraz przekazywaniu ich wyłącznie do wiadomości pracowników będzie stanowiło naruszenie zasad ochrony danych osobowych w relacjach pracowniczych.
Ponieważ przepisy kodeksu pracy mówią, o sporządzaniu rozkładu czasu pracy danego pracownika, nie odnosząc się bezpośrednio do zbiorczych rozkładów, pracodawca który nie chce mieć żadnych wątpliwości w zakresie legalności przetwarzania danych, może uzyskać od pracowników zgodę na przetwarzanie danych osobowych w związku z zakładową praktyką opracowywania zbiorczych grafików. Wydaje się jednak, że funkcjonujący w zakładzie zwyczaj zakładowy oraz powszechna akceptacja przez pracowników w zakresie sposobu zbiorczego przedstawiania ich rozkładu czasu pracy w tym dyżurów mogą być uznane, za zgodę na przetwarzanie danych osobowych w zakresie opisanym w pytaniu.
Warto pamiętać że opracowanie zbiorczych grafików sprzyja zapewnianiu w prawidłowej organizacji pracy w kontekście równego traktowania w zatrudnieniu. Każdy pracownik może mieć bowiem porównanie czy sposób organizowania jego pracy - w zakresie godzin pracy, nie jest kształtowany w sposób mniej korzystny w stosunku do pozostałych pracowników.
Przechowywanie danych w chmurze polega na zapisywaniu i zarządzaniu danymi na zdalnych serwerach, które są dostępne przez internet. Zamiast przechowywać pliki na lokalnych dyskach twardych lub serwerach, użytkownicy mogą korzystać z infrastruktury dostarczanej przez dostawców usług chmurowych. Jest to wygodne i efektywne rozwiązanie, które zapewnia dostęp do danych z dowolnego miejsca, elastyczność, skalowalność oraz wysoki poziom bezpieczeństwa i niezawodności.
© Portal Poradyodo.pl
