Możliwość powołania się na inną podstawę prawną, niż zgoda pracowników, na wykorzystywanie zdjęć na elektronicznych przepustkach zależy od tego czy przepisy szczegółowe odnoszące się do danego pracodawcy przewidują możliwość pozyskiwania i wykorzystywania wizerunków pracowników – między innymi na potrzeby korzystania z elektronicznych przepustek. Nie mogą to być przepisy zakładowe, tylko przepisy wynikające z prawa powszechnie obowiązującego. Brak takich regulacji, szczególnych względem zawartych w prawie pracy, rozszerzających dane jakie pracownik powinien przekazać – między innymi o zdjęcia powoduje, że zgoda pracowników na wykorzystywanie ich zdjęć na potrzeby organizacji procesu pracy będzie niezbędna.
Pracodawca ma prawo żądać od kandydata na pracownika oraz od osoby już zatrudnionej określonych danych osobowych. Zaliczają się do nich między innymi: imię i nazwisko, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Udostępnienie powyższych danych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie jest jej obowiązkiem prawnym, tym samym pracodawca jako podmiot przyjmujący do pracy, będący administratorem tych danych ma prawo je przetwarzać na potrzeby procesu rekrutacji jak również późniejszego zatrudnienia (art. 221 Kodeksu pracy).
Zakres danych osobowych jakich może oczekiwać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie jak i od osoby już zatrudnionej jest wyraźnie określony w przepisach prawa pracy.
Bywają sytuacje, że status prawny określonych zakładu pracy regulują przepisy szczególne. W takim przypadku nie można wykluczyć, że taki szczególny pracodawca będzie miał prawo oczekiwania od kandydata na pracownika oraz o to sobie już zatrudnionej, przedłożenia fotografii - przykładowo na potrzeby posiadania legitymacji służbowej. W takim przypadku, zgoda pracownika na pozyskanie przez pracodawcę fotografii, oraz późniejsze jej wykorzystanie w celu wydania zgodnie z przepisami legitymacji służbowej nie będzie wymagana. Należy jednak pamiętać, że czym innym jest określany często w przepisach wzór legitymacji służbowej, na czym innym identyfikator czy przepustka. Jeżeli zatem przepisy powszechnie obowiązujące, normujące funkcjonowanie danego zakładu nie wskazują wyraźnie na możliwość żądania od pracowników ich zdjęć, w celu ich przetwarzania na potrzeby sporządzenia legitymacji służbowej lub identyfikatora czy przepustki, wówczas trudno mówić o innej podstawie na której może się oprzeć pracodawca niż zgoda pracownika.
Jeżeli z przepisów szczególnych, regulujących działalność zakładów do których należy pracodawca, wynika możliwość pozyskiwania zdjęć na potrzeby wydania legitymacji służbowej, nie jest to równoznaczne z możliwością wykorzystywania takiej fotografii w celu sporządzenia identyfikatora czy przepustki.
Obok zgody pracownika, przesłanki legalizujące przetwarzanie danych, zawarte są w art 6 RODO. W przypadku gdyby zakład pracy, o którym mowa w pytaniu, zdołał wykazać, że przetwarzanie danych - w tym zdjęć na potrzeby posiadania przepustek jest warunkiem niezbędnym do zrealizowania celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora, wówczas pozyskanie zgód nie byłoby konieczne. Uwzględniając jednak, całokształt okoliczności, w tym zakładając brak bezpośrednich powszechnych przepisów prawnych, regulujących działalność zakładu, które umożliwiały pozyskiwanie zdjęć na potrzeby sporządzania przepustek, najbezpieczniejszym dla administratora rozwiązaniem, jest pozyskanie zgód pracowników na wykorzystywanie ich zdjęć w związku z praktyką stosowania elektronicznych przepustek.
Przechowywanie danych w chmurze polega na zapisywaniu i zarządzaniu danymi na zdalnych serwerach, które są dostępne przez internet. Zamiast przechowywać pliki na lokalnych dyskach twardych lub serwerach, użytkownicy mogą korzystać z infrastruktury dostarczanej przez dostawców usług chmurowych. Jest to wygodne i efektywne rozwiązanie, które zapewnia dostęp do danych z dowolnego miejsca, elastyczność, skalowalność oraz wysoki poziom bezpieczeństwa i niezawodności.
© Portal Poradyodo.pl
