Należy przede wszystkim uzyskać wyraźną zgodę za przetwarzanie danych w postaci wizerunku ale też na jego rozpowszechnianie
Nie ulega wątpliwości, iż daną osobową w rozumieniu przepisów ustawy o ochronie danych osobowych jest np. zarejestrowany głos czy wizerunek. Jest to bowiem informacja, która jednoznacznie pozwala zidentyfikować konkretną osobę fizyczną.
Aby móc przetwarzać takie dane osobowe musi być więc spełniona przesłanka z art. 6 ust. 1 RODO. Podstawową (choć nie jedyną z nich) jest zgoda osoby nagrywanej. Zgoda taka powinna wskazywać w swojej treści na cele, do których dane osobowe będą wykorzystywane.
Jeżeli wizerunek ma być upubliczniony (np. nagranie zostanie opublikowane w serwisie streamingowym), to cel taki musi zostać wyraźnie zawarty w treści zgody.
Zgoda podmiotu danych oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.
Samo zapoznanie się przez uczestnika szkolenia z regulaminem konferencji nie wystarczy by uznać, że zgodził się on na przetwarzanie jego danych. Nie można bowiem tego uznać nawet za wyraźne działanie potwierdzające.
Dlatego najlepszym rozwiązaniem będzie przygotowanie formularza oświadczenia o wyrażeniu zgody. Warto by oświadczenie o wyrażeniu zgody było „hybrydowe” tj. pozwalało na przetwarzanie danych osobowych pracownika oraz spełniało wymogi prawa autorskiego w zakresie zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku (jeżeli nagranie będzie publikowane).
Przykładowy formularz dla uczestnika konferencji
Ja, ..................................., stanowisko ……………………………, wyrażam wobec …………….. (administrator danych) zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w postaci imienia, stanowiska, wizerunku i głosu jak również zezwalam na nieodpłatne rozpowszechnianie przez ……………………. mojego wizerunku w celach …………………………..
Zezwolenie dotyczy fotografii i filmu przedstawiających moją osobę i obejmuje takie formy rozpowszechniania jak: udostępnienie na stronie internetowej oraz za pośrednictwem prasy, jak również zamieszczenie w materiałach promocyjnych i informacyjnych. Zezwalam również na przetwarzanie mojego wizerunku ale wyłącznie poprzez kadrowanie i kompozycję.
Nie można też zapominać o konieczności wykonania obowiązku informacyjnego (art. 13 RODO).
Przechowywanie danych w chmurze polega na zapisywaniu i zarządzaniu danymi na zdalnych serwerach, które są dostępne przez internet. Zamiast przechowywać pliki na lokalnych dyskach twardych lub serwerach, użytkownicy mogą korzystać z infrastruktury dostarczanej przez dostawców usług chmurowych. Jest to wygodne i efektywne rozwiązanie, które zapewnia dostęp do danych z dowolnego miejsca, elastyczność, skalowalność oraz wysoki poziom bezpieczeństwa i niezawodności.
© Portal Poradyodo.pl
