Wykorzystanie danych byłych pracowników do ponownej rekrutacji - czy to możliwe?

Dane osobowe pozyskane przy okazji prowadzeniu rekrutacji a następnie zatrudniania określonej osoby mogą być przetwarzane przez pracodawcę tylko w celu na jaki zostały one pozyskane. Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO) czyli na podstawie zgody udzielonej przez byłego pracownika (podmiot danych), to wówczas cel ten został określony w klauzuli zgody. Administrator danych jest tym celem związany.

Jeżeli cel określono jedynie jako „przetwarzanie danych osobowych” do celów rekrutacji to usunięcie danych osobowych powinno nastąpić niezwłocznie po tym jak ustał cel ich przetwarzania. W takim wypadku oznacza to, że cel przetwarzania ustał w momencie zatrudnienia tego pracownika i nie można przetwarzać jego danych na potrzeby kolejnych rekrutacji. Aby takie przetwarzanie danych w związku z planowaną przez przyszłą rekrutacją było możliwe, wówczas klauzula zgody musiałaby obejmować przetwarzanie danych osobowych także na cele przyszłych (kolejnych) rekrutacji.

Osoba, której dotyczą przetwarzane dane osobowe może żądać od administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych, jeżeli:

• dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
• osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie zgodnie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
• osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 2 RODO wobec przetwarzania;
• dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
• dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator;
• dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego, o których mowa w art. 8 ust. 1 RODO.

Z uwagi na powyższe dane osobowe byłych pracowników powinny zostać zniszczone lub poddane pseudonimizacji, chyba że:

• cel przetwarzania danych był szerszy niż tylko ta konkretna rekrutacja (np. „zgadzam się na przetwarzanie moich danych także na potrzeby przyszłych rekrutacji prowadzonych w […] i na przechowywanie moich danych w tym celu przez […]”).
• spełniona została inna przesłanka przetwarzania danych osobowych odrzuconego kandydata, tj. jedną z przesłanek wyliczonych w art. 6 ust. 1 lit. b i następnych RODO.

W przedstawionej sytuacji alternatywą jest pozyskanie danych kontaktowych do byłych pracowników ze źródeł powszechnie dostępnych (portale społecznościowe, strony internetowe pracowników, portale zawodowe itd.). Wówczas możliwe jest wysłanie oferty zatrudnienia na te dane osobowe wraz z pełną klauzulą informacyjną o treści wynikającej z art. 14 RODO.