O ile trudno kwestionować ujawnienie informacji o tym, że pracownik jest w delegacji (ponieważ jest ona adekwatna i zasadna do celów sprawnej organizacji dnia pracy), o tyle trudno znaleźć argumenty za ujawnianiem pozostałych informacji – że pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim (i do kiedy) oraz że przebywa na urlopie, jakim urlopie i jak długo. W większości przypadków pracownikom wystarczyłaby informacja o nieobecności danej osoby w pracy. Ujawnienie bezpośredniej przyczyny tej nieobecności tak szerokiemu kręgowi osób nie wpływa na sprawną organizację dnia pracy. Dostęp do tej informacji powinna mieć natomiast kadra zarządzająca (w związku z weryfikowaniem obecności danego pracownika w pracy oraz dział kadr).
Pracodawca może żądać od pracownika następujących danych osobowych (art. 221 Kodeksu pracy):
Pracodawca może uzyskać od pracownika inne dane osobowe niż wyżej określone, jeśli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.
Co do zasady, przepisy Kodeksu pracy nie są właściwe dla zatrudnienia typu niepracowniczego. Zatem dane osobowe tak zatrudnionych osób są przetwarzane przede wszystkim na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych. Tym samym dane osobowe zleceniobiorcy będą chronione tak jak dane osobowe każdej innej osoby fizycznej, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
Pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy, aby ustalić prawidłowe wynagrodzenie i inne świadczenia związane z pracą. Ponadto pracodawca musi poinformować pracownika o „przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy”. W konsekwencji pracownik ma obowiązek rozpoczęcia dnia pracy od podpisania się na przygotowanej przez pracodawcę liście obecności w pracy.
Jak wynika z mojego doświadczenia, listy obecności mają różną formę. Począwszy od tych tradycyjnych – papierowych, a skończywszy na elektronicznych systemach weryfikowania obecności w pracy. Wszystkie jednak ujawniają imię i nazwisko pracownika (lub jego numeryczny identyfikator), datę dzienną, godzinę rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy oraz podpis pracownika. Zasadniczo taki zakres informacji jest zgodny z przepisami. Problematyczne jest jednak oznaczanie przyczyny nieobecności danego pracownika w pracy. Co znamienne, rzadko kiedy listy obecności nie ujawniają przyczyny nieobecności pracownika w pracy.
Wydawać by się mogło, że z perspektywy przydatności listy obecności do czynności związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy, że wystarczające byłoby zanotowanie nieobecności pracownika w pracy (z ewentualnym oznaczeniem usprawiedliwiona bądź nieusprawiedliwiona). W praktyce jednak dochodzi do ujawniania przyczyny nieobecności pracownika w pracy poprzez wskazanie jej bezpośredniej przyczyny np. choroba, L4, urlop wypoczynkowy, urlop okolicznościowy, urlop na żądanie, delegacja.
W doktrynie istnieje pogląd, zgodnie z którym opisany powyżej zakres informacji bardzo często będzie miał status danych osobowych sensytywnych. W myśl art. 27 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych „zabrania się przetwarzania danych (…) o stanie zdrowia (…)”.
Co równie istotne, dane osobowe wrażliwe mają wyższy priorytet ochrony prawnej. Potwierdza to fakt, że dane osobowe wrażliwe można przetwarzać, dopiero gdy uzyska się zaświadczenie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych o zarejestrowaniu tego zbioru danych, co w przypadku danych osobowych zwykłych nie jest wymagane. Uprawnione jest zatem przetwarzanie danych szczególnie chronionych, ale po spełnieniu przesłanek wskazanych art. 27 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych. Ma to swoje odzwierciedlenie w uprawnieniach pracodawcy do żądania od pracownika informacji, które mają status danych osobowych.
Artykuł 26 ust. 1 pkt 3 uodo stanowi, że każdy pracodawca (administrator danych) ma obowiązek przetwarzać dane osobowe w sposób celowy i do tego celu adekwatny. Bliski jest mi pogląd tych przedstawicieli doktryny, którzy twierdzą, że ujawnianie przyczyny nieobecności w pracy może być uznane przez inspektora Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych czy Państwową Inspekcję Pracy za naruszenie tej zasady.
Przechowywanie danych w chmurze polega na zapisywaniu i zarządzaniu danymi na zdalnych serwerach, które są dostępne przez internet. Zamiast przechowywać pliki na lokalnych dyskach twardych lub serwerach, użytkownicy mogą korzystać z infrastruktury dostarczanej przez dostawców usług chmurowych. Jest to wygodne i efektywne rozwiązanie, które zapewnia dostęp do danych z dowolnego miejsca, elastyczność, skalowalność oraz wysoki poziom bezpieczeństwa i niezawodności.
© Portal Poradyodo.pl
