Monitoring wizyjny – czy potrzebna jest zgoda pracowników

Monitoring wizyjny, w ramach którego utrwalane są wizerunki pracowników, jest przetwarzaniem danych osobowych w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych (uodo). Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w zakresie wizerunku nagranych pracowników może być przesłanka określona w art. 23 ust. 1 pkt 5 uodo.  Podmiot, który stosuje monitoring, może zatem powołać się na prawnie usprawiedliwiony cel, jakim jest np. zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia w obszarze objętym monitoringiem. Wówczas zgoda pracowników na objęcie ich monitoringiem nie będzie wymagana.

Pracodawca, stosując monitoring wizyjny, jest zobowiązany przestrzegać zasad przetwarzania danych osobowych, w szczególności zasady adekwatności. Oznacza to, że monitoring powinien w jak najmniejszym stopniu ingerować w prywatność pracowników (np. nie powinien obejmować pomieszczeń socjalnych) i być zainstalowany tylko tam, gdzie jest to konieczne ze względu na prawnie usprawiedliwiony cel administratora danych. Pracodawca, który zainstalował na swoim terenie system monitoringu wizyjnego, powinien poinformować pracowników, którzy potencjalnie mogą zostać nim objęci, o stosowaniu monitoringu i obszarze, jaki obejmuje, oraz o celu monitorowania. Powinien także przekazać tym osobom kompleksowe informacje na swój temat, jako że jest administratorem ich danych osobowych. Takie informacje ze względów dowodowych najlepiej jest przekazać pracownikom na piśmie. Odpowiednie zapisy można także umieścić w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy.

Pracodawca, który stosuje monitoring, powinien wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych. W szczególności powinien zabezpieczyć system monitoringu przed dostępem osób nieuprawnionych oraz zapewnić, by dostęp do systemu miały wyłącznie osoby, którym wydano upoważnienie do przetwarzania danych. Konieczna jest zatem modyfikacja dokumentacji ochrony danych osobowych i weryfikacja wydawanych przez pracodawcę-administratora danych upoważnień do przetwarzania danych osobowych.

Kolejnym obowiązkiem, jaki należy dopełnić, jest zbadanie, czy zbiór danych osobowych (wizerunki nagranych osób fizycznych) należy zgłosić do rejestru zbiorów danych prowadzonego przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO). W grę mogą wchodzić zwolnienia z obowiązku rejestracji, gdy np. podmiot stosujący monitoring wyznaczył i zgłosił do GIODO powołanego przez siebie administratora bezpieczeństwa informacji lub gdy zbiory danych obejmują wyłącznie dane pracowników przetwarzane w związku z zatrudnieniem u administratora danych.