Outsourcing kadr i płac w kontekście RODO
W obecnych realiach rynkowych firmy powszechnie korzystają z zewnętrznych usług kadrowo-płacowych. Praktykę taką określa się mianem outsourcingu kadr i płac. Firmy świadczące takie usługi przetwarzają dane osobowe pracowników usługobiorcy. Sprawdź, jak rozwiązać kwestię outsourcingu kadr i płac w kontekście wymogów ochrony danych osobowych z RODO.
Usługa outsourcingu kadr i płac wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych
Jak już wskazano we wstępie, usługa outsourcingu kadr i płac polega na tym, że obsługę kadrowo-płacową firmy prowadzi jej kontrahent, a nie osoby zatrudnione w tej firmie. Kontrahent ten świadczy usługi kadrowo-płacowe przy pomocy swojego personelu, którego członkowie nie są pracownikami usługobiorcy.
RODO wymaga umowy powierzenia przetwarzania danych w ramach outsourcingu kadr i płac
Mimo tego personel firmy świadczącej outsourcing kadrowy uzyskuje dostęp do danych osobowych pracowników swojego usługobiorcy w ramach świadczonych usługi. Usługobiorca jest administratorem tych danych osobowych, a usługodawca czyli firma świadcząca usługi kadrowo-płacowe – podmiotem przetwarzającym.
Pomiędzy administratorem a firmą świadczącą usługi kadrowo-płacowe musi zostać zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO). Pobierz wzór umowy powierzenia przetwarzania danych.
RODO wymaga upoważnień do przetwarzania danych od personelu firmy kadrowo - płacowej
Zgodnie z przepisami RODO to nie administrator danych osobowych (czyli usługobiorca a zarazem pracodawca) będzie upoważniał pracowników usługodawcy (firmy księgowej do przetwarzania danych osobowych), ponieważ nie pozostają oni w strukturze usługobiorcy. Zamiast tego usługodawca jako administrator danych osobowych podpisze z usługodawcą (podmiotem przetwarzającym) umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Natomiast usługodawca (firma świadcząca usługi kadrowo-płacowe) zapewni, by dane osobowe przekazane w ramach umowy powierzenia przetwarzali wyłącznie upoważnieni członkowie jego personelu.
Firma świadcząca outsourcing kadrowo-płacowy upoważnia swój personel do przetwarzania danych osobowych pracowników administratora w ramach świadczonej usługi (art. 29 RODO). Pobierz wzór upoważnienia do przetwarzania danych dla pracownika.
Bezpieczne przechowywanie danych w chmurze
Przechowywanie danych w chmurze polega na zapisywaniu i zarządzaniu danymi na zdalnych serwerach, które są dostępne przez internet. Zamiast przechowywać pliki na lokalnych dyskach twardych lub serwerach, użytkownicy mogą korzystać z infrastruktury dostarczanej przez dostawców usług chmurowych. Jest to wygodne i efektywne rozwiązanie, które zapewnia dostęp do danych z dowolnego miejsca, elastyczność, skalowalność oraz wysoki poziom bezpieczeństwa i niezawodności.
