W pierwszej kolejności od beneficjentów ZFŚS należy odebrać oświadczenia dotyczące okoliczności uprawniających do zapomogi.
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS).
W pierwszej kolejności należy więc odbierać informacje niezbędne do przyznania zapomogi losowej (zgodnie z regulaminem) w formie oświadczenia. Dopiero jeżeli nabierzemy wątpliwości co do treści oświadczenia możemy poprosić o inne dokumenty np. wymienione w pytaniu, ale tylko pod warunkiem, że taką możliwość przewiduje regulamin ZFŚS.
Z uwagi na regułę minimalizacji przetwarzania danych i ograniczenia przechowywania (art. 5 RODO) należy ograniczyć się do wglądu w te dokumenty, ewentualnie przygotowywać notatki dotyczące ich treści. Dlaczego? Warto tu odnieść się do stanowiska Prezesa UODO.
"W opinii UODO, jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów, np. PIT-u małżonka, to powołana regulacja umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do nich, ale nie daje prawa do przechowywania ich kopii czy innego utrwalania. Powodowałoby to gromadzenie danych w szerszym zakresie niż jest to niezbędne do celu przetwarzania. PIT współmałżonka to dokument zawierający również takie dane, jak np. nazwa zakładu pracy czy numer PESEL, które nie są niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu pracownika."
Oczywiście stanowisko UODO nie jest wiążącą wykładnią prawa, niemniej jednak warto je respektować, tym bardziej, że to właśnie UODO ma uprawnienia kontrolne względem administratorów.
Przechowywanie danych w chmurze polega na zapisywaniu i zarządzaniu danymi na zdalnych serwerach, które są dostępne przez internet. Zamiast przechowywać pliki na lokalnych dyskach twardych lub serwerach, użytkownicy mogą korzystać z infrastruktury dostarczanej przez dostawców usług chmurowych. Jest to wygodne i efektywne rozwiązanie, które zapewnia dostęp do danych z dowolnego miejsca, elastyczność, skalowalność oraz wysoki poziom bezpieczeństwa i niezawodności.
© Portal Poradyodo.pl
