1 stycznia 2025 r. mija termin na wdrożenie doręczeń elektronicznych dla większości podmiotów zobligowanych do ich stosowania. Stosowanie e-doręczeń wiąże się z nowymi czynnościami przetwarzania danych osobowych. W artykule wyjaśniamy, kto i w jakim terminie musi wdrożyć e-doręczenia i na czym podlega to wdrożenie. Przedstawiamy także, w jakim zakresie stosuje się e-doręczenia. Przede wszystkim jednak tłumaczymy, jakie obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych wynikające z RODO należy spełnić w związku z wdrożeniem e-doręczeń w jednostce.
Czym są e-doręczenia – publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego a publiczna usługa hybrydowa
Ogólnie rzecz ujmując, doręczenia elektroniczne (e-doręczenia) stanowią usługę doręczenia korespondencji drogą elektroniczną z zapewnieniem potwierdzenia jej nadania i odbioru. Innymi słowy, e-doręczenia mają stanowić elektroniczny odpowiednik listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. W ramach e-doręczeń wykorzystywane będą trzy rodzaje usług:
-
publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) - usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (umożliwiająca przesłanie danych między stronami trzecimi drogą elektroniczną i zapewniającą dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych, oraz chroniącą przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany) świadczona przez operatora wyznaczonego;
-
publiczna usługa hybrydowa (PUH) - usługa pocztowa (przesyłanie przesyłek pocztowych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli na etapie przyjmowania, przemieszczania lub doręczania przekazu informacyjnego przyjmują one fizyczną formę przesyłki listowej), świadczona przez operatora wyznaczonego, jeżeli nadawcą przesyłki listowej jest podmiot publiczny (konwersja korespondencji z postaci elektronicznej na papierową);
-
kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego - usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego spełniające warunki określone w art. 44 ust. 1 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE.
Podmioty publiczne będą musiały stosować PURDE i PUH. Z kolei podmioty niepubliczne będą mogły wybrać pomiędzy PURDE a kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
