Kontrola trzeźwości pracownika – na jakiej podstawie przetwarzać jego dane osobowe

Kierownik zakładu pracy lub osoba przez niego upoważniona mają obowiązek niedopuszczenia do pracy pracownika, jeżeli zachodzi uzasadnione podejrzenie, że stawił się on do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo spożywał alkohol w czasie pracy (art. 17 ust. 1 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi). Niewątpliwie na tej podstawie pracodawca ma możliwość kontroli trzeźwości pracownika. Co więcej jest to nie tyle jego uprawnienie, co obowiązek. Z jednej strony nie można bowiem dopuścić do pracy nietrzeźwego pracownika (choćby ze względu na bezpieczeństwo i higienę pracy), ale z drugiej, niedopuszczenie jest możliwe tylko w przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia co do trzeźwości pracownika.

Najczęściej wystarczająca do kontroli trzeźwości jest bezpośrednia obserwacja zachowania lub wyglądu pracownika. W tym przypadku nie dochodzi do przetwarzania jego danych osobowych. Dalej idącym rozwiązaniem jest poddanie pracownika badaniu służącemu ustaleniu zawartości alkoholu w jego organizmie. To rozwiązanie wiąże się już z przetwarzaniem jego danych osobowych

Czy jednak badanie za pomocą alkomatu może być przeprowadzone przez pracodawcę? Kwestia ta budzi wiele wątpliwości. Z przepisów wynika bowiem, że pracodawca może jedynie żądać przeprowadzenia takich badań przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego – tj. Policję i straże gminne, które posiadają odpowiednie, atestowane urządzenia do takich badań. Niemniej jednak w ocenie autora należy przyjąć, że jest to możliwe w celu potwierdzenia podejrzeń o nietrzeźwości pracownika. W praktyce wielu pracodawców przeprowadza badania trzeźwości pracowników najpierw za pomocą własnych urządzeń, a dopiero, gdy wynik badania potwierdza podejrzenie pracodawcy – zwraca się do organów uprawnionych do wykonywania badań. Takie rozwiązanie zdaniem autora jest dopuszczalne za zgodą pracownika. Jednak nawet w przypadku potwierdzenia podejrzeń pracodawcy musi on wezwać odpowiednie organy do przeprowadzenia badania, jeśli zamierza wyciągać konsekwencje względem pracownika (nie licząc odmowy dopuszczenia do pracy, która jest możliwa już na podstawie działań podjętych przez pracodawcę).

Reasumując, o ile wydaje się, że pracodawca może przebadać pracownika alkomatem we własnym zakresie, o tyle tylko i wyłącznie za jego zgodą. Poza tym nie może z tego tytułu wyciągnąć względem niego konsekwencji, ponieważ niepotwierdzony przez uprawnione organy wynik badania może zostać zakwestionowany.

Jak już wskazano, w związku z badaniem trzeźwości pracownika za pomocą alkomatu dochodzi do przetwarzania danych osobowych pracownika. Czy są to dane osobowe zwykłe czy też szczególnej kategorii? Kwalifikacja w tym zakresie ma istotne znaczenia, dla wyboru prawidłowej podstawy przetwarzania danych.

Jeśli bowiem uznamy, że dane osobowe zawarte w wynikach badań trzeźwości są danymi zwykłymi, to przetwarzanie tych danych można uzasadnić koniecznością wypełnienia spoczywającego na administratorze obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), ewentualnie podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. konieczność realizacji uzasadnionego interesu administratora.Tym interesem może być zapewnienie bezpieczeństwa na terenie zakładu pracy. W takim przypadku konieczne byłoby jednak przeprowadzenie testu równowagi, który powinien obejmować ocenę interesu administratora danych, sposób przeprowadzenia badania trzeźwości, czas przechowywania danych, a przede wszystkim niezbędność tych badań dla zrealizowania interesu administratora w porównaniu do praw i wolności kontrolowanych pracowników.

Z punktu widzenia administratora danych osobowych bezpieczniejszym będzie przyjęcie, że dane osobowe pozyskane w następstwie kontroli trzeźwości pracownika są niczym innym jak danymi o stanie zdrowia, a tym samym danymi szczególnej kategorii. Wtedy dopuszczalne jest przetwarzanie danych osobowych na podstawie zgody pracownika, ale tylko wówczas, gdy przekazanie tych danych następuje z inicjatywy tego pracownika (art. 22^1b § 1 Kodeksu pracy). Zatem z takiej podstawy można byłoby skorzystać tylko wtedy, gdyby to sam pracownik zaproponował badanie trzeźwości, co powoduje, że skorzystanie z tej podstawy przetwarzania danych może być w praktyce utrudnione.

Czy jednak przetwarzanie tych danych możliwe byłoby jedynie za zgodą pracownika? Otóż nie. Tak jak w przypadku danych zwykłych, możliwe jest na powoływanie się na konieczność wykonania obowiązku prawnego. Otóż zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. b RODO przetwarzanie danych szczególnej kategorii staje się dopuszczalne, jeżeli jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, m.in. w dziedzinie prawa pracy. W tym przypadku chodzi o konieczność niedopuszczenia do pracy pracownika, względem którego zachodzi uzasadnione podejrzenie, że stawił się do pracy w stanie nietrzeźwości bądź spożywał alkohol  w czasie pracy.

Należy także rozważyć możliwość powołania się na art. 9 ust. 2 lit. g RODO tj. ważny interes publiczny a mianowicie ochronę życia, zdrowia czy też bezpieczeństwa. Wszak działania lub zaniechania nietrzeźwego pracownika z całą pewnością mogłyby tym dobrom zagrażać.

W ocenie autora odpowiednimi podstawami prawnymi są tu właśnie podstawy wymienione w art. 9 ust. 2 lit. g i h RODO, które wskazują na istnienie innych obok zgody udzielonej z inicjatywy pracownika podstaw przetwarzania danych w ramach badań trzeźwości pracowników. Powołanie się na przesłankę z art. 9 ust. 2 lit. h lub lit. g RODO może być uzasadnione charakterem pracy lub rodzajem działalności prowadzonej przez pracodawcę.

Zobacz także: Kiedy możesz przetwarzać dane ze szczególnej kategorii

Ewentualnie można uznać badanie trzeźwości pracownika za przejaw stosowania innych form monitoringu niż monitoring wizyjny i poczty elektronicznej (art. 22³ § 4 Kodeksu pracy). W takim przypadku pracodawca musi być gotowy do wykazania, że zastosowanie monitoringu jest niezbędne do zagwarantowania organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.