Dostęp radnego do danych o działalności starostwa nie jest nieograniczony

Art. 21 ust. 2a ustawy o samorządzie powiatowym wyposaża radnego w uprawnienia o charakterze informacyjnym i kontrolnym. Na uprawnienia te składa się prawo:

• uzyskiwania informacji i materiałów,
• wstępu do pomieszczeń, w których znajdują się te informacje i materiały,
• wglądu w działalność starostwa, samorządowych jednostek organizacyjnych oraz spółek z udziałem powiatu  i spółek handlowych z udziałem powiatowych osób prawnych.

Uprawnienia te nie mają nieograniczonego charakteru z kilku przyczyn. Po pierwsze radny nie jest uprawniony do otrzymania każdej informacji, a jedynie takich, które mają związek z zakresem właściwości rady oraz radnego. Radny może zatem korzystać z przysługujących mu uprawnień tylko i wyłącznie w zakresie mieszczącym się w obszarze zadań i kompetencji rady.

Po drugie ograniczeniami w udostępnianiu informacji i materiałów radnym są dobra osobiste innych osób oraz przepisy o tajemnicy prawnie chronionej. Przykładowe wyliczenie dóbr osobistych zawiera art. 23 Kodeksu cywilnego zgodnie z którym są nimi: zdrowie, wolność, cześć, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnica korespondencji, nietykalność mieszkania, a także twórczość naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska.

Dodatkowe ograniczenia w udostępnianiu informacji radnym wynikać mogą z przepisów szczególnych. Należy mieć na uwadze, że w ustawie o samorządzie powiatowym nie wskazano, do jakich danych osobowych może mieć dostęp rada powiatu i jej członkowie w ramach wykonywania powierzonych ustawowo zadań.

W ramach uprawnień informacyjnych z art. 21 ust. 2a ustawy o samorządzie powiatowym radny nie ma zatem nieograniczonego dostępu do danych osobowych tj. bez konieczności legitymowania się podstawą prawną przetwarzania danych.  Tymczasem zgodnie z RODO przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy spełniona jest choćby jedna z przesłanek wymienionych w art. 6 ust. 1, w szczególności gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Wobec tego należy uznać, że możliwość dostępu rady i poszczególnych radnych (członków organu kolegialnego) do danych osobowych wynika z kontrolnej i stanowiącej funkcji rady powiatu. Przetwarzanie danych osobowych przez radnych będzie zatem dopuszczalne, jeśli jest ono niezbędne dla wykonania przez radę powiatu i radnych ustawowo nałożonych zadań. W tym zatem kontekście należy rozpatrywać np. przeglądanie przez radnego decyzji administracyjnych poszczególnych osób czy robienie odpisów, kserokopii, zdjęć dokumentacji zwierającej dane osobowe. W niektórych przypadkach żądanie ujawnienia danych osobowych  będzie zasadne i znajdzie swoje oparcie o art. 6 ust. 1 lit. c RODO, a w innych nie – wszystko zależeć będzie od okoliczności faktycznych konkretnego przypadku.

Przepisy ustawy o samorządzie powiatowym nie określają trybu ani formy realizacji prawa do uzyskiwania informacji i materiałów przez radnych. Należy przyjąć, że radny który chce skorzystać z przyznanych mu uprawnień powinien zgłosić swoją prośbę kierownikowi danej jednostki, który przekaże pismo właściwej komórce lub pracownikowi jednostki celem dalszego procedowania. Prawo do uzyskania informacji i materiałów oznacza, że radny powinien mieć dostęp zarówno do określonych danych jak i fizycznych nośników tych danych. W mojej opinii istnieje możliwość sporządzania odpisów, kserokopii czy zdjęć przeglądanej dokumentacji (oczywiście przy zachowaniu istniejących ograniczeń w realizacji uprawnień informacyjnych).