Jak zrealizować obowiązek informacyjny, udostępniając informację publiczną?

Niewątpliwie administrator danych powinien być w stanie wykazać, że spełnił ciążący na nim obowiązek informacyjny. Na każdym administratorze danych, w tym na podmiocie publicznym i organie publicznym, spoczywa obowiązek przekazania osobie, której dane dotyczą informacji określonych w art. 13 lub 14 RODO. Klauzula informacyjna może mieć formę pisemną, w tym elektroniczną. Informacje mogą być także udzielone ustnie (jeśli zażyczyła sobie tego osoba, której dane dotyczą) lub w inny sposób wybrany przez administratora danych.

Administrator powinien więc podjąć faktyczne i skuteczne działania mające na celu powiadomienie osoby, której dane dotyczą w zakresie określonym w art. 13 i 14 RODO.  Informacja powinna mieć charakter zindywidualizowany tzn. nie może być zastąpione ogłoszeniem w prasie lub na stronie internetowej zawierającym jedynie ogólną informację o nazwach zbiorów danych osobowych prowadzonych przez urząd wraz z informacją o uprawnieniach osób, których dane znajdują się w tych zbiorach (patrz: sprawozdanie GIODO za rok 2000, s. 37–38, należy ten pogląd uznać nadal za aktualny). Dlatego najlepszym rozwiązaniem w przedstawionej sytuacji jest wysłanie klauzuli informacyjnej wraz z przekazywaną wnioskodawcy odpowiedzią w formie zależnej od sposobu prowadzenia komunikacji z tym podmiotem danych (np. emailem, pocztą – zgodnie z żądaniem zawartym we wniosku).