Obowiązek informacyjny a publikacja formularzy wniosków na stronie BIP

Administrator danych osobowych powinien spełnić obowiązek informacyjny wobec osoby, której dane dotyczą podczas zbierania jej danych, a najpóźniej do czasu zakończenia tej czynności. Powinien podjąć faktyczne i skuteczne działania mające na celu powiadomienie osoby, której dane dotyczą, w zakresie określonym w art. 13 lub 14 RODO. Przepisy RODO nie wymagają, aby podmioty danych (osoby, których dane dotyczą) składały oświadczenia o zapoznaniu się z treścią klauzuli informacyjnej albo żeby potwierdzały jej odbiór. Jednakże zgodnie z zasadą rozliczalności administrator powinien potrafić wykazać, że spełnił ciążący na nim obowiązek informacyjny.

W przypadku udostępnienia wniosku do pobrania na stronie gminy nie dochodzi jeszcze do zbierania danych – wobec tego na administratorze nie ciąży obowiązek informacyjny. Do zebrania danych dochodzi na etapie składania wniosku przez zainteresowanego i wówczas administrator powinien spełnić obowiązek informacyjny (chyba, że istnieje możliwość powołania się na zwolnienie z obowiązku informacyjnego). Dlatego też w praktyce formularze podań przygotowane przez jednostki samorządu terytorialnego zawierają klauzule informacyjne, które uaktualniają się (nabierają mocy prawnej) na etapie składania wniosku przez podmiot danych. Podpis składającego podanie pod treścią klauzuli informacyjnej jest dowodem na spełnienie obowiązku informacyjnego przez administratora. Administrator, w razie gdy wnioskodawca nie złoży podpisu pod klauzulą, może wykazywać innymi sposobami, że spełnił obowiązek informacyjny np. poprzez fakt, że klauzula znajdowała się na podaniu złożonym przez wnioskodawcę, a dodatkowo w karcie sprawy, w biurze podawczym itp.