Sprawdź, czy powinieneś zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych z biurem podatkowym

Jeżeli doradca podatkowy w związku ze świadczoną pomocą prawną będzie korzystać z przetwarzanych przez starostę danych osobowych to w zasadzie w każdym taki przypadku będzie dochodziło do przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z art. 4 pkt 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. za przetwarzanie uważa się bowiem operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. Tak szeroka definicja przetwarzania danych oznacza w praktyce, że administrator danych (wierzyciel) zawsze musi przekazać dane osobowe a podstawą do tego jest właśnie umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Umowa o powierzeniu przetwarzania danych osobowych powinna być zawarta w formie pisemnej lub elektronicznej. W treści umowy zawsze trzeba wskazać przede wszystkim przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą oraz obowiązki i prawa administratora a także pozostałe elementy wskazane w art. 28 ust. 3 RODO. Rodzaj danych osobowych to określenie jakie dane zostają powierzone. Rodzaj powinien być precyzyjnie wskazany albo poprzez wyliczenie kategorii danych (np. imię, nazwisko, numer telefonu) albo opisowo, ale precyzyjnie (np. „ w zakresie niezbędnym do realizacji umowy z dnia 15 czerwca 2018 roku o świadczenie usług doradztwa podatkowego”).

Dane osobowe powierza się do przetwarzania innemu podmiotowi tylko w określonym celu (i często jedynie na pewien czas). Do powierzenia danych osobowych dochodzi w drodze zawarcia umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych. Sama umowa nie musi koniecznie być odrębnym dokumentem. Bardzo często umowa o powierzeniu przetwarzania danych osobowych stanowi element innej umowy „głównej”, np. umowy o świadczenie usług doradztwa podatkowego.

Jeżeli umowy nie zawarto a mimo to doszło do przekazania danych osobowych to administrator danych może się narazić na zarzut przekazania danych osobie nieuprawnionej i odpowiedzialność karną. Warto uczynić to argumentem w negocjacjach w sprawie umowy z biurem.

Ponieważ doradca podatkowy przetwarzający dane osobowe wyłącznie w związku z działaniami z zakresu doradztwa podatkowego nie realizuje własnych celów przetwarzania, nie jest spełniona żadna z przesłanek z art. 6 ust. 1 RODO, a tym samym nie można przekazać danych osobowych tej kancelarii w ramach udostępnienia danych (zamiast powierzenia).