Dokumenty elektroniczne w HR

Koncepcja paperless zakłada ograniczenie tworzenia papierowej dokumentacji na rzecz jej digitalizacji. Dzięki temu firma może zoptymalizować procesy wewnętrzne, usprawnić je i zredukować koszty związane z utrzymywaniem działu kadr, ale też przestrzeni magazynowej. Problem jest tym bardziej palący, że akta pracownicze powinny być przechowywane przez okres 10 lat (a w przypadku osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku nawet 50 lat). Nie bez znaczenia pozostaje aspekt prowadzenia działalności przyjaznej dla środowiska, który stanowi bardzo popularny claim zwiększający renomę firmy.

Stosowanie rozwiązań cyfrowych z biegiem czasu staje się coraz łatwiejsze. Warto wspomnieć chociażby o podpisie elektronicznym wprowadzonym mocą rozporządzenia unijnego eIDAS czy możliwości składania niektórych oświadczeń woli przez pracowników w formie elektronicznej (np. w kontekście pracy zdalnej).

Ogólnym założeniem paperless jest możliwość zapewnienia sprawnego obiegu dokumentów pozwalającego na płynną obsługę stosunku zatrudnienia – od rozmowy kwalifikacyjnej, przez podpisanie umowy, aż po realizowanie swoich obowiązków czy zakończenie współpracy.

Podstawowym zbiorem dokumentów, które podlegają digitalizacji jest teczka osobowa. Jej budowa obejmuje 5 działów, w tym:

• dział A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;

• dział B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia (np. umowa o pracę, zakres obowiązków, oświadczenie o zapoznaniu się pracownika z zasadami BHP);

• dział C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (np. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopię wydanego świadectwa pracy);

• dział D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub określonej w odrębnych przepisach;

• dział E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub z kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Obecnie w formie cyfrowej coraz częściej sporządza się regulaminy wewnątrzzakładowe, np. regulamin pracy, wynagrodzenia, pracy zdalnej czy kontroli trzeźwości. Dzięki temu każdy pracownik mający dostęp do sieci intranet może pobrać stosowne dokumenty i zapoznać się z nimi w dowolnym momencie.

W dobie rosnącej popularności pracy zdalnej coraz więcej procesów jest również ewidencjonowane wyłącznie w formie elektronicznej. Do najpopularniejszych rozwiązań można zaliczyć przesyłanie deklaracji podatkowych, faktur, odnotowywania czasu pracy czy zadań realizowanych w ciągu dnia (dzięki oprogramowaniu typu Time Tracking).

Coraz więcej pracodawców korzysta z zaawansowanych podpisów elektronicznych (tzw. podpisów kwalifikowanych). Zostały one wprowadzone na mocy rozporządzenia eIDAS. W ten sposób określa się podpisy zaufane, które składa się za pomocą kwalifikowanego urządzenia oraz opiera na kwalifikowanym certyfikacie dostarczonym przez certyfikowaną jednostkę (w Polsce firma musi posiadać akredytację Narodowego Centrum Certyfikacji).

Warto pamiętać, że dokument opatrzony podpisem elektronicznym kwalifikowanym na mocy art. 781 k.c. jest równoważny pod względem mocy prawnej z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Jeżeli podpisem kwalifikowanym dysponuje też pracownik, strony mogą w wygodny sposób zawrzeć np. umowę o zakazie konkurencji, o której mowa w art. 1013 k.p. Jeżeli pracownik nie posiada podpisu kwalifikowanego pracodawca ze swojej strony może podpisać dokument cyfrowo, a następnie przesłać go do pracownika w formie tradycyjnej.

Digitalizacja dokumentacji w firmie to nie tylko wygoda, ale również szereg zagrożeń. Przede wszystkim pracodawca powinien zabezpieczyć przechowywane informacje przed atakami cyberprzestępców (np. atak typu DDoS), a także wprowadzić wewnętrzne procesy nadzorowania prawidłowości i ochrony danych osobowych. Prowadzenie dokumentacji w formie cyfrowej powinno wiązać się też z przemyślanym wyborem dostawcy tego typu usług albo zleceniem stworzenia dedykowanego oprogramowania. Warto też uzupełnić procedury wewnętrzne o ewentualne zasady archiwizacji i tworzenia backupów danych.

Ma to niezwykle istotne znaczenie z punktu widzenia ochrony danych osobowych. Wiele informacji znajdujących się w aktach pracowniczych to tzw. dane wrażliwe, np. dotyczące zdrowia. Wyciek informacji na zewnątrz może skutkować surową odpowiedzialnością na gruncie RODO. Oznacza to szereg dodatkowych obowiązków dla Inspektorów Ochrony Danych, którzy muszą zapewnić realizację zasady rozliczalności z uwzględnieniem sposobu przechowywania danych.

Koncepcja paperless musi respektować interesy również tych pracowników, którzy nie obsługują nowoczesnych technologii. W ich przypadku niezbędne będzie zachowanie klasycznych procedur, aby nie narazić się na zarzut dyskryminacji.

Nie ulega wątpliwości, że implementacja cyfrowych rozwiązań w firmie to ogromne ułatwienie. Dokumenty są ławo dostępne, zabezpieczone przed uszkodzeniem mechanicznym, a pracodawca nie musi martwić się o retencję dokumentacji i jej archiwizację. Warto jednak zdawać sobie sprawę z wyzwań, jakie niesie ze sobą modernizacja. Dlatego zmiany powinny być wprowadzane stopniowo i w sposób przemyślany.

Zaplanowanie strategii paperless w firmie wymaga odpowiedzialnego i prospektywnego podejścia do rozwoju biznesu. Koszty digitalizacji z początku na pewno będą wysokie, ale w praktyce zazwyczaj okazuje się, że zmiana wychodzi firmom na dobre. Aby zapewnić zgodność nowoczesnych rozwiązań z obowiązującymi przepisami, warto zasięgnąć porady prawnej od specjalistów warto zajrzeć na stronę https://rpms.pl/. 

Artykuł sponsorowany