Dokumentacja pracownicza to zbiór dokumentów dotyczących zatrudnienia poszczególnych pracowników. Wśród nich znajdziemy dokumenty związane z przetwarzaniem danych osobowych.
Obowiązkiem każdego pracodawcy niezależnie od wielkości zatrudnienia oraz formy organizacyjno-prawnej jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.
Pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
"Dokumentacja pracownicza" to pojęcie zbiorcze, na które składają się:
Zakres dokumentów jakie należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. W aktach osobowych przechowywać:
Poza aktami osobowymi w skład dokumentacji pracowniczej wchodzą także dokumenty wymienione w § 3 rozporządzenia MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Obowiązkiem pracodawcy jest zatem przechowywanie w poszczególnych częściach akt osobowych oświadczeń lub dokumentów dotyczących danych osobowych gromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, jak również pozyskanych po nawiązaniu stosunku pracy.
W aktach osobowych pracownika jak najbardziej powinno się przechowywać wszelkie zgody związane z przetwarzaniem przez pracodawcę (jako administratora danych) dodatkowych danych osobowych, jak również klauzule informacyjne przekazane osobie ubiegającej się o zatrudnienie oraz pracownikowi. Ponadto w aktach osobowych gromadzona jest dokumentacja, która została wygenerowana na potrzeby współpracy, z którą wiąże się przetwarzanie udostępnionych danych osobowych - przykładem może być umowa o pracę czy umowa o zakazie konkurencji obowiązująca w trakcie zatrudnienia. Oprócz tego w aktach osobowych można przechowywać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
Katalog dokumentów, w tym zawierających dane osobowe pracownika, które należy gromadzić i przechowywać w części B i C akt osobowych nie ma charakteru zamkniętego - przepisy przewidują bowiem, iż w częściach tych przechowuje się określone dokumenty „w tym”. We wskazanych częściach akt osobowych możliwe jest przechowywanie dokumentów dodatkowych, odnoszących się do skonkretyzowanego personalnie pracownika – zgromadzonych zarówno w fazie trwania współpracy, jak również na etapie jej zakończenia.
Dokumentacja pracownicza jest prowadzona wyłącznie w ramach relacji pracodawca pracownik. Tym samym dokumentacja taka nie jest prowadzona na potrzeby umów cywilnoprawnych takich jak umowa zlecenie czy umowa o dzieło. W przypadku takich umów zalecane jest założenie odrębnych teczek dla poszczególnych kontrahentów, w których będzie gromadzona wszelka dokumentacja związana z ich zatrudnieniem na podstawie umów prawa cywilnego – w tym zgody na przetwarzanie danych, upoważnienia czy klauzule informacyjne.
Przechowywanie danych w chmurze polega na zapisywaniu i zarządzaniu danymi na zdalnych serwerach, które są dostępne przez internet. Zamiast przechowywać pliki na lokalnych dyskach twardych lub serwerach, użytkownicy mogą korzystać z infrastruktury dostarczanej przez dostawców usług chmurowych. Jest to wygodne i efektywne rozwiązanie, które zapewnia dostęp do danych z dowolnego miejsca, elastyczność, skalowalność oraz wysoki poziom bezpieczeństwa i niezawodności.
© Portal Poradyodo.pl