Usunięcie danych wiąże się ze zniszczeniem całej umowy? Niekoniecznie

Dane osobowe powinny zostać usunięte bezzwłocznie, jeżeli są zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane. Nie ulega zatem wątpliwości, iż dane osobowe należy usuwać, gdy ustała przesłanka ich przetwarzania (art. 5 ust. 1 lit. e RODO). Nie oznacza to jednak konieczności niszczenia całej umowy, w treści której zawarte są te dane. Czym innym bowiem jest usuwanie danych osobowych, a czym innym obowiązek przechowywania umów. Jeżeli administrator utracił już podstawę prawną do przetwarzania danych osobowych, ale z różnych przyczyn chce zachować umowy, wówczas może te umowy zanonimizować.

Warto dodać, że na administratorze danych osobowych spoczywa obowiązek zapewnienia prawidłowości przebiegu usuwania danych, przez co należy rozumieć: podjęcie decyzji o usunięciu danych osobowych, wybór sposobu jej realizacji (zniszczenie lub modyfikacja danych) i faktyczne wykonanie zniszczenia lub modyfikacji danych, co warto udokumentować (np. w protokole usunięcia danych osobowych).

Warto też rozważyć, czy w istocie ustała przesłanka przetwarzania danych osobowych. Choć bowiem umowa nie jest już wykonywana, to podstawę przetwarzania danych może stanowić uzasadniony interes prawny, który polega na dochodzeniu nieprzedawnionych roszczeń z tej umowy. Oczywiście zależy to przede wszystkim od tego czy roszczenie się już przedawniło, czy też jeszcze nie.