Nagrywanie rozmów z pracownikami? Tak, ale za ich zgodą

Dokonywanie przez pracodawcę rejestracji nagrań audio lub audio-wideo pracowników podczas np. narad czy innych spotkań służbowych jest dopuszczalne, jeśli wszyscy uczestnicy biorący udział w rozmowie wyrażą na to zgodę. Pracownik-uczestnik spotkania powinien mieć możliwość odmowy wyrażenia zgody na nagrywanie jego przebiegu. Istotne jest także, aby taka zgoda na rejestrowanie spotkania mogła być przez pracownika w każdym czasie odwołana.

Zgoda na rejestrowanie spotkania będąc i zgodą na ingerencję w sferę dóbr osobistych pracownika i zgodą na przetwarzanie danych osobowych powinna być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Pracownik może jej udzielić w formie np. pisemnego oświadczenia lub przez każde wyraźne działanie potwierdzające, z którego wynika, że przyzwala on na rejestrację przebiegu spotkania. Aby wyrażenie zgody było dobrowolne pracownikowi należy zapewnić rzeczywistą swobodę podjęcia decyzji, a zatem odmowa lub wycofanie zgody nie może wywoływać dla niego żadnych niekorzystnych konsekwencji. Oprócz uzyskania zgody na samą czynność rejestracji spotkania służbowego należy także uzyskać zgodę na przechowywanie nagrania i określić czas takiego przechowywania. Ponadto uzyskane nagrania należy zabezpieczyć przed dostępem osób nieupoważnionych.