Obowiązek informacyjny także względem członków rodziny pracownika korzystającego z ZFŚS

Przepisy Kodeksu pracy zobowiązują pracodawców do zaspokajania potrzeb socjalnych pracowników, co wynika z podstawowych zasad prawa pracy. Rolą pracodawcy jest zatem stosownie do możliwości i warunków zaspokajanie bytowych, socjalnych i kulturalne potrzeb pracowników. Warto wiedzieć, że sformułowanie to nie ma charakteru normy bezwzględnie obowiązującej, a realizacja potrzeb socjalnych pracowników zależy od możliwości finansowych oraz organizacyjnych pracodawcy.

Zgodnie z przepisem art 8 ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Stosowanie kryterium socjalnego powoduje, iż pracodawca ma legalne prawo „wkroczenia” w pewien odcinek życia prywatnego pracownika w celu ustalenia jego szeroko rozumianej sytuacji której kondycja ma bezpośredni wpływ na możliwości oferowane przez Fundusz.

Odwoływanie się do kryterium socjalnego wymaga pozyskania danych osobowych nie tylko pracownika ale i członków jego rodziny. Wiąże się to z przetwarzaniem danych tych osób na potrzeby działalności socjalnej. W tym miejscu pracodawca może mieć wątpliwość, czy powinien wypełnić obowiązek informacyjny w zakresie przetwarzania danych tylko w stosunku do pracownika, czy również do pozostałych osób (członków rodziny) których dane będą przetwarzane. Uwzględniając obowiązujące przepisy RODO należy uznać, że nie ma podstaw aby pominąć w zakresie obowiązku informacyjnego inne niż pracownik osoby, których dane będą przetwarzane na potrzeby działalności socjalnej.

Odnosząc się do kwestii umieszczania w regulaminie ZFŚS zapisów regulujących szczegółowe kwestie przetwarzania danych osobowych – zarówno pracowników jak również członków jego rodziny należy zauważyć, że przepisy prawa pracy normujące kwestie ustanawiania regulaminu ZFŚS są bardzo ogólne. Nie wynika z nich obowiązek prawny w zakresie przywoływania w jego treści postanowień odnoszących się do zasad ochrony danych osobowych zarówno pracowników jak również innych osób korzystających z funduszu. Tym samym pracodawca może – ale nie musi w treści regulaminu zamieszczać zasad odnoszących się do kwestii prawidłowego administrowania danymi osobowymi na potrzeby działalności socjalnej.

Czy zatem warto opracowywać i przywoływać w treści regulaminu ZFŚS szczegółowe postanowienia dotyczące problematyki przetwarzania danych osobowych na potrzeby działalności socjalnej? Przepisy tego nie wymagają – a uwzględniając fakt, iż regulamin ZFŚS jako zakładowe źródło prawa pracy podlega kontroli PIP, opracowywanie własnych zasad – nawet bazujących bezpośrednio na RODO jest obarczone ryzykiem, iż inspektor pracy zakwestionuje wybrane regulacje. Tym samym bezpieczniej jest stosować – tam gdzie jest to możliwe, przepisy w sposób bezpośredni (w tym dotyczące ochrony danych osobowych) niż opracowywać dodatkowe, niewymagane zasady w regulacjach zakładowych, które mogą podlegać weryfikacji przez organy kontroli i nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy. Złotym środkiem może okazać się krótki zapis z którego będzie wynikało, iż dane osobowe na potrzeby działalności socjalnej są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa powszechnie obowiązującego, w tym RODO.