Wystarczy zawrzeć aneks do dotychczasowej umowy pomiędzy współadministratorami.
Jeżeli co najmniej dwóch administratorów wspólnie ustala cele i sposoby przetwarzania, są oni współadministratorami. W drodze wspólnych uzgodnień współadministratorzy w przejrzysty sposób określają odpowiednie zakresy swojej odpowiedzialności dotyczącej wypełniania obowiązków wynikających z RODO (art. 26 RODO).
Współadministrator to szczególny rodzaj administratora danych osobowych, skoro administrator danych może „wspólnie z innymi” ustalać cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Prawodawca europejski zawarł więc definicję współadministratora danych osobowych w definicji administratora danych osobowych.
Jeśli poszczególni administratorzy zawarli takie uzgodnienia (w formie umowy czy porozumienia) to w przypadku gdy któryś z tych administratorów przestaje przetwarzać wspólnie dane osobowe (bo np. jest w procesie likwidacji) albo gdy pojawia się podmiot, który będzie dane przetwarzał wspólnie z dotychczasowymi współadministratorami, to trzeba dostosować stronę podmiotową takiej umowy lub porozumienia do nowej sytuacji.
Innymi słowy należy aneksować taką umowę lub porozumienie, wskazując iż dany podmiot przestaje być stroną umowy lub porozumienia z określonym dniem.
Warto też zawrzeć postanowienia dot. ewentualnego zwrotu nośników z danymi czy usunięcia danych z zasobów podmiotu wychodzącego ze wspólnych uzgodnień. Dodatkowo w przypadku nowego podmiotu (dołączającego do uzgodnień) warto wskazać w jaki sposób dane będące w dyspozycji dotychczasowych współadministratorów zostaną mu przekazane oraz jakie ma przedsiębrać środki zabezpieczenia.
Z wideoszkolenia dowiesz się m.in.:
Szkolenie prowadzi Agnieszka Wachowska, radczyni prawna, Co-Managing Partners, Szefowa zespołu IT-Tech w TKP
© Portal Poradyodo.pl
