Okres przechowywania danych osobowych kandydata, który nie został zatrudniony – jaki przyjąć

Prowadzenie rekrutacji na wolne stanowisko pracy, która w przypadku służby publicznej często określana jest mianem naboru, wiąże się z koniecznością przetwarzania danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie. Przepisy rozporządzenia RODO zawierają wskazania dotyczące legalnego przetwarzania danych osobowych. Pod pojęciem przetwarzania kryją się między innymi takie operacje na danych osobowych jak zbieranie, organizowanie, przechowywanie, usuwanie oraz niszczenie.

Aby mówić o legalnym przetwarzaniu danych osobowych należy odwołać się do przepisów art. 5 RODO. Dane osobowe powinny być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Powyższa zasada oznacza, iż administrator danych nie powinien ich przetwarzać (w tym przechowywać) przez czas nieoznaczony. Nakłada to na administratora obowiązek „monitorowania” przetwarzania danych, co umożliwi ich nieprzetwarzanie przez okres wykraczający poza cele do których dane zostały zebrane (art. 5 ust. 1 lit. e RODO).

Z uwagi na brak bezpośrednich przepisów, które określałyby czas przechowywania dokumentów rekrutacyjnych należy uwzględnić zasadę „im krócej tym lepiej” prezentowaną przez Urząd Ochrony Danych Osobowych. Z drugiej jednak strony należy mieć świadomość potencjalnych roszczeń, które mogą się pojawić w związku z zarzutem naruszenia zasady równego traktowania czy dyskryminacji - które mogą być dochodzone w terminie 3 lat.