Jak zredagować klauzulę informacyjną RODO i uniknąć błędów

Nieprawidłowo

Prawidłowo

"Na podstawie art. 13 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej RODO) administrator danych osobowych podaje (…)

− cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawę prawną przetwarzania.

W związku z powyższym informujemy, że dane osobowe są przetwarzane w celach związanych z zawarciem i prawidłową realizacją umowy, która stanowi podstawę nabycia oferowanych na stronie www.abcd.pl towarów lub usług (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Informujemy również, że dane osobowe są przetwarzane w celu wypełnienia ciążących na ADO obowiązków wynikających z przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Takie obowiązki wynikają z art. 74 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2023 poz. 120), zgodnie z którym pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres: 1) księgi rachunkowe −– 5 lat; (...); 3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną (...)."

"III. Zakres, cele i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych (albo: Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania Państwa danych osobowych)

Dane osobowe przetwarzamy:

• w celach związanych z zawarciem i prawidłową realizacją umowy, która stanowi podstawę nabycia oferowanych na stronie www.abcd.pl towarów lub usług (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• w celu wypełnienia ciążących na ADO obowiązków wynikających z przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), tj.: na podstawie art. 74 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2023 poz. 120);
• w związku z realizacją prawnie usprawiedliwionych celów ADO (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którymi są ewentualne dochodzenie roszczeń cywilnoprawnych i obrona przed takimi roszczeniami."

Nieprawidłowo

Prawidłowo

"Możemy wykorzystywać Twoje dane osobowe do opracowywania nowych usług."

Błędem jest tu brak wskazania, czym są „usługi” ani w jaki sposób dane pomogą w ich opracowaniu.

"Będziemy przechowywać historię Twoich zakupów i wykorzystywać szczegółowe informacje na temat produktów, które kupiłeś w przeszłości, aby proponować Ci inne produkty, którymi naszym zdaniem możesz być zainteresowany."

"Możemy wykorzystywać Twoje dane osobowe do celów badawczych."

Nieprawidłowością jest brak wskazania jakiego typu „badania” chodzi.

"Będziemy przechowywać i badać informacje na temat Twoich ostatnich wizyt na naszej stronie i sposobu, w jaki poruszasz się po różnych sekcjach naszej strony, do celów analitycznych, aby dowiedzieć się, w jaki sposób użytkownicy korzystają z naszej strony, i uczynić ją bardziej intuicyjną."

"Możemy wykorzystywać Twoje dane osobowe do oferowania spersonalizowanych usług."

Wada klauzuli polega na braku podania, na czym polega personalizacja usług i określenia, o jakie usługi chodzi.

"Będziemy rejestrować, na które artykuły na naszej stronie kliknąłeś, i wykorzystamy te informacje do tworzenia na tej stronie reklam przeznaczonych dla Ciebie, które będą dopasowane do Twoich zainteresowań, zidentyfikowanych przez nas na podstawie przeczytanych przez Ciebie artykułów."

Nieprawidłowo

Prawidłowo

• "dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do prawnie uzasadnionych celów przetwarzania;
• dane osobowe będą przechowywane przez okres wymagany przepisami o rachunkowości"

"Okres przechowywania danych

Ponieważ dane osobowe możemy przetwarzać w więcej niż jednym celu, toteż w przypadku zakończenia przetwarzania konkretnych danych (takich jak np. NIP) w jednym celu, takie dane możemy w niektórych przypadkach nadal przetwarzać, ale w innym celu lub celach, które wskazujemy poniżej. Niezależnie od powyższego Pani/Pana dane osobowe nie będą przechowywane dłużej, niż pozwalają na to przepisy prawa.

Okres przechowywania danych osobowych wygląda następująco:

• dla danych zebranych w jakichkolwiek celach, a uzyskanych na podstawie Państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – przechowujemy je do czasu cofnięcia tej zgody;
• dla danych zebranych w celach związanych ze spełnieniem obowiązku prawnego leżącego po stronie ADO (art. 6 ust. 1 lit. c RODO):

◦         polegającego na przechowywaniu dokumentacji pracowniczej: przechowujemy je przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, zgodnie z art. 94 pkt 9b ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.);

◦         polegającego na (…)."