Prostota, przejrzystość i dopasowanie języka do odbiorcy – to podstawowe wymogi, jakie stawia się względem treści klauzuli informacyjnej. Ich niespełnienie jest równoznaczne z nienależytym zrealizowaniem obowiązku informacyjnego. Dowiedz się, jak prawidłowo go wykonać.
7 wymogów co do treści klauzuli informacyjnej RODO
RODO wymaga, aby informacje przekazywanie podmiotom danych były:
- łatwo dostępne i zrozumiałe,
- sformułowane jasnym i prostym językiem,
- niekiedy dodatkowo wizualizowane za pomocą standardowych znaków graficznych (motyw 39, 58 i 60 preambuły RODO);
- przekazywane w formie elektronicznej np. za pomocą strony WWW, gdy są kierowane do ogółu społeczeństwa, a zwłaszcza, gdy duża liczba podmiotów i złożoność technologiczna działań sprawiają, że podmiotowi danych trudno jest dowiedzieć się i zrozumieć, czy dotyczące go dane są zbierane, przez kogo oraz w jakim celu (motyw 58 preambuły);
- zredagowane na tyle jasnym i prostym językiem, by dziecko mogło je bez trudu zrozumieć, gdy przetwarzanie danych dotyczy dziecka (motyw 58 preambuły);
- uświadamiały podmiotom danych ryzyka, zasady, zabezpieczenia i prawa związane z przetwarzaniem jej danych osobowych oraz sposoby wykonywania praw przysługującej jej w związku z przetwarzaniem jej danych osobowych (motyw 39 preambuły);
- uwzględniały konkretne okoliczności i konkretny kontekst przetwarzania danych osobowych (motyw 39 preambuły).
Warto zaznaczyć, że nazwa „klauzula informacyjna” jest sformułowaniem potocznym, używanym powszechnie w obrocie gospodarczym. Prawidłowa nazwa to „informacja o przetwarzaniu danych osobowych”.
Język klauzuli informacyjnej według Wytycznych Grupy Roboczej Art. 29
Dodatkowe wskazówki znajdziemy oczywiście w Wytycznych Grupy Roboczej Art. 29. Przede wszystkim administrator powinien podejść do wykonania obowiązku informacyjnego czysto praktycznie, a nie legalistycznie.
Według Grupy Roboczej Art. 29:
- jakość, dostępność i zrozumiałość informacji o przetwarzaniu danych jest równie istotna, jak jej treść;
- informacje powinny być zredagowane tak, by były zrozumiałe przez przeciętnego docelowego odbiorcę,
- informacje nie powinny zawierać przesadnie legalistycznych, technicznych lub specjalistycznych sformułowań;
- podmiot danych nie powinien być zmuszany do poszukiwania informacji, dostęp do nich powinien być oczywisty
- informacja nie powinna zawierać złożonych zdań i rozbudowanych struktur językowych,
- informacja powinna być konkretna i ostateczna, nie powinna pozwalać na różne interpretacje;
- metody informowania powinny być adekwatne do określonych okoliczności, a zwłaszcza sposobu prowadzenia komunikacji między administratorem a podmiotem danych lub sposobu pozyskania danych.
Przykład
Firma świadcząca usługi online pozyskała dane osobowe od klienta pytającego o ofertę handlową za pośrednictwem e-maila. Spełnienie obowiązku informacyjnego może wtedy nastąpić np. poprzez wysłanie automatycznej odpowiedzi e-mail.
W dalszej części artykułu szczegółowo przeanalizujemy wymogi, jakie musi spełniać treść informacji o przetwarzaniu danych.
