Język klauzuli informacyjnej RODO – prosty i zrozumiały

7 wymogów co do treści klauzuli informacyjnej RODO

RODO wymaga, aby informacje przekazywanie podmiotom danych były:

• łatwo dostępne i zrozumiałe,
• sformułowane jasnym i prostym językiem,
• niekiedy dodatkowo wizualizowane za pomocą standardowych znaków graficznych (motyw 39, 58 i 60 preambuły RODO);
• przekazywane w formie elektronicznej np. za pomocą strony WWW, gdy są kierowane do ogółu społeczeństwa, a zwłaszcza, gdy duża liczba podmiotów i złożoność technologiczna działań sprawiają, że podmiotowi danych trudno jest dowiedzieć się i zrozumieć, czy dotyczące go dane są zbierane, przez kogo oraz w jakim celu (motyw 58 preambuły);
• zredagowane na tyle jasnym i prostym językiem, by dziecko mogło je bez trudu zrozumieć, gdy przetwarzanie danych dotyczy dziecka (motyw 58 preambuły);
• uświadamiały podmiotom danych ryzyka, zasady, zabezpieczenia i prawa związane z przetwarzaniem jej danych osobowych oraz sposoby wykonywania praw przysługującej jej w związku z przetwarzaniem jej danych osobowych (motyw 39 preambuły);
• uwzględniały konkretne okoliczności i konkretny kontekst przetwarzania danych osobowych (motyw 39 preambuły).

Warto zaznaczyć, że nazwa „klauzula informacyjna” jest sformułowaniem potocznym, używanym powszechnie w obrocie gospodarczym. Prawidłowa nazwa to „informacja o przetwarzaniu danych osobowych”.

Język klauzuli informacyjnej według Wytycznych Grupy Roboczej Art. 29

Dodatkowe wskazówki znajdziemy oczywiście w Wytycznych Grupy Roboczej Art. 29. Przede wszystkim administrator powinien podejść do wykonania obowiązku informacyjnego czysto praktycznie, a nie legalistycznie.

Według Grupy Roboczej Art. 29:

• jakość, dostępność i zrozumiałość informacji o przetwarzaniu danych jest równie istotna, jak jej treść;
• informacje powinny być zredagowane tak, by były zrozumiałe przez przeciętnego docelowego odbiorcę,
• informacje nie powinny zawierać przesadnie legalistycznych, technicznych lub specjalistycznych sformułowań;
• podmiot danych nie powinien być zmuszany do  poszukiwania informacji, dostęp do nich powinien być oczywisty
• informacja nie powinna zawierać złożonych zdań i rozbudowanych struktur językowych,
• informacja powinna być konkretna i ostateczna, nie powinna pozwalać na różne interpretacje;
• metody informowania powinny być adekwatne do określonych okoliczności, a zwłaszcza sposobu prowadzenia komunikacji między administratorem a podmiotem danych lub sposobu pozyskania danych.

Przykład

Firma świadcząca usługi online pozyskała dane osobowe od klienta pytającego o ofertę handlową za pośrednictwem e-maila. Spełnienie obowiązku informacyjnego może wtedy nastąpić np. poprzez wysłanie automatycznej odpowiedzi e­-mail.

W dalszej części artykułu szczegółowo przeanalizujemy wymogi, jakie musi spełniać treść informacji o przetwarzaniu danych.