Prawo spółek w erze cyfrowej - nowa dyrektywa UE

Jak wynika z informacji na stronie Rady UE, dyrektywa ma wykorzystać ogromny potencjał narzędzi cyfrowych, aby ułatwić życie przedsiębiorcom (a zwłaszcza sektorowi MSP), zmniejszyć obciążenia administracyjne i sprawić, by dzięki technologii prowadzenie działalności transgranicznej było bardziej efektywne, łatwiejsze i bardziej przejrzyste.

Obecnie nadal istnieją liczne bariery w dostępie do wiarygodnych informacji o spółkach zawartych w rejestrach i ich wykorzystaniu w sytuacjach transgranicznych. Tego typu bariery biznesowe mają zostać zredukowane.

W unijnych przepisach przewidziano już zharmonizowane wymogi dotyczące ujawniania informacji o spółkach z o.o, ale niektórych ważnych danych (np. o głównym organie zarządzającym spółek i siedzibie głównego przedsiębiorstwa lub o grupach spółek) najczęściej nadal nie znajdziemy na poziomie UE. Z poziomu UE nie znajdziemy również informacji o innych podmiotach, takich jak spółki osobowe w danym państwie.

Różne podejścia w zakresie intensywności kontroli w danym państwie UE skutkują też niedostatecznym zaufaniem do dokumentów lub informacji o spółkach w wymiarze transgranicznym. Poza tym, dokumenty lub informacje o spółkach pochodzące z rejestru działalności gospodarczej w jednym państwie członkowskim nie są czasami akceptowane jako dowód w innym państwie członkowskim. Dlatego prawodawca chce ujednolicić pewne standardy w dostępie do danych firm w erze cyfrowej.

Dyrektywa przewiduje m.in.

• zwiększenie ilości danych o spółkach dostępnych w rejestrach działalności gospodarczej lub BRIS (tj. systemie integracji poszczególnych krajowych rejestrów przedsiębiorstw) i poprawę ich wiarygodności oraz

• umożliwienie bezpośredniego wykorzystania danych o spółkach dostępnych w rejestrach działalności gospodarczej m.in. przy zakładaniu transgranicznych oddziałów lub spółek zależnych oraz w innych sytuacjach transgranicznych

- przy czym w grę wchodzi również zwiększenie liczby danych o spółkach przy udostępnianiu online za pośrednictwem BRIS w portalu e-Justice.

Nowe przepisy ułatwiają udostępnianie danych o spółkach (np. ujawnianie danych dotyczących komandytariuszy) za pośrednictwem BRIS. Dyrektywa wprowadza również wielojęzyczny format cyfrowy (unijne cyfrowe pełnomocnictwo) w celu usunięcia formalności, takich jak konieczność legalizacji dokumentów spółki (apostille) i zbędne tłumaczenia w postępowaniach transgranicznych. Przepisy zachęcają również do stosowania zasady jednorazowości, gdy przedsiębiorstwa zakładają spółki zależne lub oddziały w innym państwie członkowskim. Zgodnie z zasadą jednorazowości spółka nie musi ponownie przedkładać informacji znajdujących się w jej własnych rejestrach, gdy tworzy spółkę w innym państwie członkowskim - to rejestry wymieniają się stosownymi informacjami. Wprowadzono też wielojęzyczny certyfikat spółki UE, który może być bezpłatny dla niektórych przedsiębiorstw (np. spółek osobowych lub spółek z o.o.).

Dyrektywa nowelizuje dyrektywę (UE) 2017/1132 (ujednoliconą dyrektywę o prawie spółek) oraz dyrektywę 2009/102/WE (o jednoosobowych sp. z o.o.).

W myśl proponowanych zmian zawsze należy przeprowadzać prewencyjną kontrolę zgodności z prawem aktu założycielskiego spółki i statutu spółki oraz wszelkich zmian w tych dokumentach.

Z kolei wymogi dotyczące ujawniania informacji o spółkach osobowych powinny, zdaniem projektodawcy, odzwierciedlać istniejące zasady ujawniania informacji o spółkach z o.o., ale należy je dostosować do specyfiki spółek osobowych. 

Informacje o „spółkach handlowych” mają być również tak samo dostępne na poziomie Unii za pośrednictwem systemu integracji rejestrów , jak w przypadku spółek z o.o., przy czym niektóre informacje można będzie otrzymać bezpłatnie, a spółki te można będzie identyfikować za pomocą europejskiego niepowtarzalnego identyfikatora („EUID”).

Dokumenty i informacje o spółkach, w tym informacje o pełnomocnikach, wspólnikach spółek osobowych i innych osobach, które mogą zgodnie z prawem reprezentować spółkę, mają być publicznie dostępne w rejestrach działalności gospodarczej. Osoby trzecie, organy i sądy, mają docelowo mieć całkowitą pewność co do osoby, którą wyznaczono do działania w imieniu spółki i którą uprawniono do zawierania umów lub prowadzenia działalności w jej imieniu.

Wspólnicy w spółce osobowej mają często prawo reprezentowania spółki osobowej w kontaktach z osobami trzecimi oraz w postępowaniach sądowych. Podobnie, uwzględniając ochronę osób trzecich, w przypadku objęcia wszystkich udziałów spółki z o.o. przez jednego wspólnika dyrektywa nakazuje zapewnić, aby tożsamość tego jednego wspólnika, który może być osobą fizyczną lub prawną, podano do wiadomości publicznej w rejestrze działalności gospodarczej. Ponieważ jeden wspólnik może np. wykonywać uprawnienia walnego zgromadzenia spółki lub zawierać umowy między nim a spółką przez niego reprezentowaną, osoby trzecie powinny mieć możliwość sprawdzenia tego jednego wspólnika. Służy to bowiem poznaniu tożsamości osoby sprawującej kontrolę nad spółką lub ją reprezentującej. Dlatego właśnie prawodawca uznał za konieczne jednoznaczne wskazanie tożsamości takich osób.

Ponieważ w ramach systemów krajowych dochodzi do stosowania różnych podejść do identyfikacji tożsamości takich osób, uznano za konieczne ujednolicenie kategorii danych osobowych, do których można mieć dostęp na poziomie Unii. Imię i nazwisko takich osób stanowią dane osobowe, które służą do identyfikacji ich tożsamości, jednak nie gwarantują jednoznacznej identyfikacji we wszystkich przypadkach. Dlatego właśnie, za konieczne i proporcjonalne rozwiązanie uznano zobowiązanie w ramach rejestrów do udostępnienia pełnej daty urodzenia tych osób.

W celu dalszego ułatwienia procedur transgranicznych dla spółek oraz uproszczenia i ograniczenia formalności, takich jak apostille lub tłumaczenie, dyrektywa ustanawia unijne cyfrowe pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo będzie wielojęzycznym standardowym modelem opartym na wspólnym unijnym wzorze, z którego spółki będą mogły korzystać w sytuacjach transgranicznych.

Dyrektywa wprowadza:

• cyfrowy certyfikat spółki UE i unijne cyfrowe pełnomocnictwo oraz

• zasadę jednorazowości przy zakładaniu transgranicznych spółek zależnych i oddziałów.

Zgodnie z preambułą do omawianej dyrektywy, państwa członkowskie powinny przetwarzać zgodnie z RODO wszelkie dane osobowe o pełnomocnikach, wspólnikach spółek osobowych i innych osobach, które mogą zgodnie z prawem reprezentować spółkę, oraz o jedynych udziałowcach lub akcjonariuszach, w tym dane osobowe, które mają być udostępnione publicznie w rejestrach.

Dyrektywa przewiduje konieczność określonego przetwarzania danych, w tym ujawniania danych osobowych, które będzie kolidowało z prawem do poszanowania życia prywatnego i prawem do ochrony danych osobowych, określonym w art. 8 Karty Praw Podstawowych Unii Europejskiej.

Przede wszystkim dyrektywa przewiduje konieczność ujawniania i zapewnienia transgranicznego dostępu do niektórych informacji dotyczących osób prawnych (np. spółek osobowych), w tym do niektórych danych osobowych, takich jak informacje o wspólnikach i udziałowcach w spółkach jednoosobowych.

Projektodawcy mają świadomość, że powyższe dane dotyczące spółek osobowych już zazwyczaj podaje się do wiadomości publicznej w państwach członkowskich, a dzięki dyrektywie takie dane osobowe mają być dostępne na poziomie transgranicznym za pomocą systemu BRIS. Państwa członkowskie będą mogły na podstawie dyrektywy również przetwarzać niektóre dane osobowe w celu weryfikacji danych o spółkach, co już zresztą ma miejsce.

Połączenie BRIS z innymi systemami integracji w UE ma nie mieć wpływu na ochronę danych osobowych, ponieważ każdy system zachowa swoje zasady i wymagania związane z dostępem. Proponowane postanowienia dyrektywy uzasadniono jako niezbędne i odpowiednie do:

• poprawy przejrzystości;

• budowania zaufania między państwami członkowskimi oraz

• zapewnienia pewności prawa i ochrony osób trzecich

- w kontekście transgranicznego wykorzystywania informacji o spółkach.

W dyrektywie (UE) 2017/1132 (Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/1132 z dnia 14 czerwca 2017 r. w sprawie niektórych aspektów prawa spółek) omawiane przepisy wprowadzają szersze zmiany. Przykładowo, dodano do niej artykuł 14a o tytule „Dokumenty i informacje podlegające ujawnieniu przez spółki osobowe”. Zgodnie z tym przepisem, państwa członkowskie mają zapewnić obowiązkowe ujawnianie przez spółki, których rodzaje wymieniono w nowym załączniku IIB (wykaz spółek osobowych), co najmniej takich dokumentów i informacji jak np.: dane komplementariuszy oraz - w przypadku spółek komandytowych - dane komandytariuszy, gdy dane te różnią się od tych, o których mowa w lit. j) tego przepisu.  

Art. 14a lit. j z kolei stanowi o obowiązku podawania takich dokumentów i informacji jak:

• dane wspólników, którzy są uprawnieni do reprezentowania spółki osobowej w kontaktach z osobami trzecimi i w postępowaniach sądowych oraz

• informacje, czy wspólnicy upoważnieni do reprezentowania spółki osobowej mogą działać samodzielnie, czy też są zobowiązani do działania łącznie.

Rozpoczęcie stosowania dyrektywy w Polsce wymaga czasu. Zatwierdzenie omawianej dyrektywy przez Radę oznacza, że akt ustawodawczy przyjęto. Po podpisaniu dyrektywa podlega publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej i wejdzie w życie 20 dni później. Niemniej jednak, państwa członkowskie mają 30 miesięcy na wdrożenie przepisów niezbędnych do wykonania tej dyrektywy, która zacznie obowiązywać 42 miesiące po jej wejściu w życie.