Administrator danych osobowych, który chce powierzyć dane osobowe firmie zewnętrznej, musi zawrzeć z nią umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. O umowie tej powiedziano i napisano już bardzo wiele, niemniej jednak nadal temat ten jest problematyczny w praktyce, czego dowodzą kary wymierzane przez Prezesa UODO. Podpowiadamy, jak zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych i prezentujemy przykładowe rozwiązania.

Z jednej strony założeniem RODO jest rozliczanie za skuteczność ochrony danych osobowych. Ogólnie rzecz ujmując, RODO nie obliguje do prowadzenia konkretnej dokumentacji. Niemniej jednak braki w dokumentacji ODO mogą skutkować wymierzeniem administracyjnej kary pieniężnej.

Tworzenie kopii zapasowych danych osobowych to jeden ze środków bezpieczeństwa przetwarzania. Wprawdzie nie jest on obowiązkowy. Niemniej jednak w wielu przypadkach stosowanie takich kopii jest rekomendowane przez ekspertów. Sprawdź, na jakich zasadach wdrożyć i stosować kopie zapasowe danych w organizacji.

Jednym z obowiązków administratora danych wynikającym z RODO będzie zgłaszanie naruszeń ochrony danych do organu nadzorczego. Należy przygotować się do realizacji tego obowiązku. Dowiedz się, jakie elementy należy zamieścić w instrukcji postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych.

Pytanie:  Prowadzę biuro rachunkowe. Nie zatrudniam pracowników ani zleceniobiorców. Świadczę obsługę kadrowo-płacową na zlecenie moich klientów i w związku z tym przetwarzam dane osobowe ich pracowników. Czy zgodnie z RODO do moich obowiązków należy uzyskanie zgody od pracowników klienta na przetwarzanie ich danych osobowych?

Pytanie:  Na podstawie umowy powierzenia procesor może powierzać przetwarzanie danych osobowych dalszym podmiotom w drodze pisemnej umowy. Czy właściwe jest określenie w takiej umowie, że umowa dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych, których administratorem danych jest firma X, zostaje zawarta pomiędzy procesorem a dalszym podmiotem przetwarzającym? Czy też w stosunku do procesora można użyć określenia powierzający, a w stosunku do dalszego podmiotu przetwarzającego przetwarzający?

Pytanie:  Pracuję w urzędzie gminy, przełożony zlecił mi wykonanie oceny ryzyka dla ochrony danych osobowych pod kątem ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Jak taka ocena powinna wyglądać w praktyce? Jak krok po kroku powinienem przeprowadzić taką analizę, żeby było to zgodne z RODO?

Wprawdzie ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) nie nakazuje administratorowi danych prowadzenia polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym, jednak aby móc udowodnić, że realizuje się postanowienia RODO, warto opracować polityki ochrony danych i instrukcje postępowania dla pracowników.

Pytanie:  Spółdzielnia mieszkaniowa zamierza od maja 2018 roku korzystać z usług firmy ochroniarskiej. Pracownicy firmy ochroniarskiej złożyli oświadczenia o poufności.

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) wprowadza nowe obowiązki, ale także daje wskazówki, w jaki sposób zabezpieczyć dane osobowe, które przetwarzamy. W kilku miejscach w RODO pojawia się pojęcie „polityki bezpieczeństwa”. Dowiedz się, czy musisz przygotować taki dokument i co powinien zawierać.