Czy aktualizować zgłoszenie IOD w przypadku zmiany formy prawnej administratora

Administrator danych osobowych ma obowiązek wyznaczyć IOD, gdy:

• przetwarzania dokonują organ lub podmiot publiczny, z wyjątkiem sądów w zakresie sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości;

• główna działalność administratora polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę;

• główna działalność administratora polega na przetwarzaniu na dużą skalę danych osobowych wrażliwych oraz danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa.

Podmiot, który wyznaczył inspektora ochrony danych, musi informować o tym Prezesa UODO w terminie 14 dni od dnia wyznaczenia. W informacji wskazuje:

• imię i nazwisko,

• adres poczty elektronicznej lub numer telefonu inspektora.

W zawiadomieniu, oprócz tych danych, wskazuje się jeszcze:

• imię i nazwisko oraz adres zamieszkania, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna;

• firmę przedsiębiorcy oraz adres miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą;

• pełną nazwę oraz adres siedziby, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest podmiot inny niż wskazany powyżej;

• numer identyfikacyjny REGON, jeżeli został nadany administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu.

Oprócz tego należy informować Prezesa UODO o każdej zmianie wszystkich wskazanych wyżej danych oraz o odwołaniu inspektora. Należy tu zachować termin 14 dni od dnia zaistnienia zmiany lub odwołania.

Pełna nazwa administratora

Zauważmy, że jedną z takich informacji objętych obowiązkiem zgłaszania jest firma przedsiębiorcy oraz „pełna nazwa” podmiotu. Zgodnie z art. 43⁵ Kodeksu cywilnego firmą osoby prawnej jest jej nazwa. Poza tym firma zawiera określenie formy prawnej osoby prawnej, które może być podane w skrócie, a ponadto może wskazywać na przedmiot działalności, siedzibę tej osoby oraz inne określenia dowolnie obrane.

„Pełna nazwa” podmiotu wydaje się natomiast pojęciem mniej ostrym. Nie jest to pojęcie zdefiniowane zarówno w tej ustawie, jak i w systemie prawa w ogóle. Niemniej jednak zauważmy, że Prezes UODO musi poznać formę prawną podmiotu, bo to determinuje chociażby sposób doręczenia pism, nie wspominając o możliwości pobierania oficjalnych dokumentów (np. odpisów z właściwych rejestrów).

W przypadku podmiotów innych niż osoby fizyczne mają one obowiązek podania Prezesowi UODO, w każdym przypadku, swojej formy prawnej. Co za tym idzie, istnieje także obowiązek aktualizacji tych danych. Jeżeli więc taki podmiot zmienia formę prawną i ma wyznaczonego inspektora ochrony danych, to powinien zawiadomić Prezesa UODO o zmianie swojej formy prawnej – chociażby zmianie nie ulegały żadne informacje odnoszące się bezpośrednio do samego inspektora ochrony danych.

Na stronie internetowej https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/obowiazki-przedsiebiorcy/chce-chronic-dane-osobowe/proc_872-zawiadomienie-o-zmianie-danych-inspektora-ochrony-danych można dokonać elektronicznie zgłoszenia zmiany danych. Możliwe jest też pobranie pliku z formularzem ze strony https://uodo.gov.pl/pl/224/633 zatytułowanego „RODO - Zmiana danych administratora_podmiotu przetwarzającego” i wypełnienie go, a następnie złożenie przez platformę epuap.gov.pl.