Obowiązek informacyjny RODO należy spełnić już w momencie pozyskiwania danych osobowych. Dotyczy to także postępowania administracyjnego. Sprawdź, kiedy należy przekazać klauzulę informacyjną stronie postępowania administracyjnego.
RODO nakłada na każdego administratora danych, w tym także na administratora będącego podmiotem lub organem publicznym obowiązek przekazania osobie, której dane dotyczą informacji, o których mowa w art. 13 lub 14 RODO chyba, że zachodzi jeden z wyjątków określonych odpowiednio w art. 13 ust. 4 i art. 14 ust. 5 RODO. Obowiązek informacyjny powstaje z chwilą pozyskania danych, od osoby, której dane dotyczą lub w określonym terminie w razie uzyskania danych z innego źródła np. od osoby trzeciej.
Gdy źródłem danych jest osoba, której dane dotyczą, administrator powinien spełnić obowiązek informacyjny w chwili wejścia w ich posiadanie tj. podczas pozyskiwania od niej danych osobowych, a najpóźniej w chwili ich zebrania.
Administratorem danych jest organ administracji publicznej prowadzący postępowanie i wydający decyzję administracyjną. Właśnie na tym podmiocie spoczywa więc obowiązek informacyjny RODO.
Zgodnie z ustawą z 21 lutego 2019 r. wdrażającą RODO obowiązek informacyjny w postępowaniu administracyjnym spełnia się przy pierwszej czynności skierowanej do strony, chyba że strona posiada te informacje, a ich zakres lub treść nie uległy zmianie.
Obowiązek informacyjny należy spełnić zasadniczo przy pierwszej czynności skierowanej do strony, a nie dopiero w momencie wydania decyzji administracyjnej.
Klauzula informacyjna w sprawach załatwianych milcząco
Z kolei w sprawach załatwianych milcząco organ administracji publicznej dodatkowo udostępnia klauzulę informacyjną RODO:
W treści klauzuli informacyjnej w postępowaniu administracyjnym warto zwrócić szczególną uwagę na podstawy przetwarzania i okres przechowywania danych. Otóż podstawą prawną
przetwarzania danych w ogólnym postępowaniu administracyjnym jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego (konieczność realizacji obowiązku prawnego).
Z kolei okres przechowywania danych należy odnieść do poszczególnych celów przetwarzania danych. Celami tymi będą zazwyczaj wydanie decyzji i archiwizacja dokumentów. Okres przechowywania powinien być zatem określony dla pierwszego celu jako okres niezbędny do jego realizacji, a dla drugiego jako okres czasu zgodny z przepisami dotyczącymi archiwizacji, w zależności od kategorii archiwalnej. Pobierz wzór klauzuli informacyjnej RODO w postępowaniu administracyjnym.
Przechowywanie danych w chmurze polega na zapisywaniu i zarządzaniu danymi na zdalnych serwerach, które są dostępne przez internet. Zamiast przechowywać pliki na lokalnych dyskach twardych lub serwerach, użytkownicy mogą korzystać z infrastruktury dostarczanej przez dostawców usług chmurowych. Jest to wygodne i efektywne rozwiązanie, które zapewnia dostęp do danych z dowolnego miejsca, elastyczność, skalowalność oraz wysoki poziom bezpieczeństwa i niezawodności.
© Portal Poradyodo.pl
