Dobrym rozwiązaniem jest przedstawienie jednej kompleksowej klauzuli informacyjnej zawierającej informacje o wszystkich celach, podstawach prawnych, okresach przechowywania danych. Można też przedstawić kilka odrębnych klauzul dla każdego wydziału.
W ramach jednego urzędu status administratora danych może pełnić kilka podmiotów np. organy, jednostki organizacyjne (urząd, działy itp.). W przypadku bowiem podmiotów ze sfery publicznej o tym, czy przysługuje im status administratora danych rozstrzygają przepisy prawa przyznające im określone kompetencje i zadania. Jeśli jest kilku administratorów, wówczas transfer danych możliwy jest na zasadzie udostępnienia. Ma to znaczenie w kontekście możliwości wykorzystania dokumentów złożonych przez osobę fizyczną w jednym z działów przez inne działy danej jednostki organizacyjnej.
Jednak w przypadku, gdy mamy do czynienia tylko z jednym administratorem danych, wykorzystanie dokumentów zawierających dane osoby fizycznej jest możliwe, ale nie jest nieograniczone. Osoba fizyczna składa dokumenty i udostępnia swoje dane osobowe w określonych celach, a administrator jako związany tymi celami nie może bez zgody i wiedzy tej osoby wykorzystywać danych w innych celach. Dodatkowo pojawia się kwestia zakresu upoważnień pracowników innych działów do przetwarzania danych osobowych – pracownicy ci mogą nie być uprawnieni do wglądu i przetwarzania określonego zakresu danych osobowych.
W przypadku pozyskania danych od osoby, której dane dotyczą, administrator zobowiązany jest spełnić wobec tej osoby obowiązek informacyjny określony w art. 13 RODO. Powiadomienie przekazywane podmiotowi danych powinno zawierać informacje dotyczące m. in. administratora danych oraz celów i podstaw prawnych przetwarzania danych.
Zwolnienie z obowiązku informacyjnego z art. 13 RODO dotyczy wyłącznie sytuacji gdy – i w zakresie, w jakim - osoba, której dane dotyczą, dysponuje już informacjami, które zgodnie z tym przepisem należało jej przekazać.
Jeśli dane osoby fizycznej wykorzystywane są w różnych celach przez poszczególne działy urzędu tego samego administratora to istnieje możliwość sporządzenia jednej kompleksowej klauzuli informacyjnej zawierającej informacje o wszystkich celach, podstawach prawnych, okresach przechowywania danych itd. albo kilku oddzielnych informacji w ramach poszczególnych wydziałów. Okoliczność, że dana osoba uzyska klauzulę z jednego działu nie oznacza, że administrator zostaje zwolniony z obowiązku informacyjnego w razie przetwarzania danych przez inne działy (skoro przetwarzają one dane w innych celach i na innych podstawach prawnych). Oczywiście informacja może być skrócona tylko do tych zagadnień, które w informacji pochodzącej od innych wydziałów nie zostały ujęte z racji specyfiki procesów przetwarzania danych.
Przechowywanie danych w chmurze polega na zapisywaniu i zarządzaniu danymi na zdalnych serwerach, które są dostępne przez internet. Zamiast przechowywać pliki na lokalnych dyskach twardych lub serwerach, użytkownicy mogą korzystać z infrastruktury dostarczanej przez dostawców usług chmurowych. Jest to wygodne i efektywne rozwiązanie, które zapewnia dostęp do danych z dowolnego miejsca, elastyczność, skalowalność oraz wysoki poziom bezpieczeństwa i niezawodności.
© Portal Poradyodo.pl
